5 slimme boekhoudtips

Een administratie bijhouden is voor sommigen een noodzakelijk kwaad.

Het belang van een goede administratie

Zoals gezegd, is buiten de verplichting tot degelijk boekhouden, boekhouden voor u ook van belang omdat het een schat aan informatie levert over uw bedrijf. Als u uw administratie goed bijhoudt, dan kunt u eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of u de huidige kostprijs van uw product moet aanpassen enzovoorts. De ervaring leert dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om uw administratieve zaken goed op orde te hebben!
MicroStar heeft voor u 15 nuttige tips verzameld die u kunt raadplegen als u uw administratie gaat opzetten. U krijgt er hier 5, wilt u er meer? Download dan kosteloos alle 15 tips!

Tip 1: Houd rekening met de bewaartermijn

Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dat is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet u systematisch vastleggen in een administratie.
Denk aan basisgegevens zoals:
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– het grootboek
– de in- en verkoopadministratie
– de voorraadadministratie
– de loonadministratie.
Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende
zaken moet u tien jaar bewaren.

Tip 2: Bewaar alle zakelijke documenten

Alle gegevens die u voor uw bedrijf elektronisch of op papier vastlegt, maken deel uit van uw bedrijfsadministratie en dient u te bewaren. U moet denken aan; kasadministratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, bankafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, maar ook aan (digitale) agenda’s etc.

Tip 3: Maak duidelijke BTW-overzichten

Uw administratie moet inzicht geven in hoeveel BTW u moet betalen. Daartoe moet u de volgende informatie bijhouden: facturen die u uitschrijft en facturen die u moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als u ook handel drijft met het buitenland, dan zult u ook de uitvoer en invoer van goederen moeten bijhouden. Een geautomatiseerde boekhouding kan u hierbij een hoop werk uit handen nemen.

Tip 4: Vraag hulp bij het inrichten van uw administratie

Het opzetten van een administratie vraagt om enige boekhoudkundige
kennis. Zonder deze voorkennis een administratie inrichten, raden wij
daarom af. Bij de inrichting wordt namelijk een aantal elementen van de
administratie vastgelegd die daarna moeilijk zijn terug te draaien.

Tip 5: Leer zelf de administratie bij te houden

Het bijhouden van de financiële administratie is routinewerk en redelijk snel aan te leren. Met een training die toegesneden is op uw situatie leert u hoe u dit efficiënt en effectief doet. Hoe beter u uw boekhouding op orde heeft, hoe groter de informatiewaarde voor uzelf. Daarnaast bespaart u op
accountantskosten wanneer u een goede administratie aanlevert.

Wilt u alle 15 tips ontvangen? Download dan hier de PDF.

Debiteurenbeheer: maken of kraken

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Zo belangrijk dat als een ondernemer of zzp-er het niet goed onderhoudt, het bedrijf dramatisch ten onder kan gaan. Een bedrijf komt niet alleen in financiële problemen, maar kan zelfs failliet gaan. Vooral als het bedrijf groeit en er steeds meer facturen heen en weer gestuurd worden. Waarom maken bedrijven ruimte voor een aparte afdeling debiteurenbeheer en wat kun je zelf doen als je daar nog geen geld voor hebt?

Ze vliegen je om de oren

Het uitsturen van talloze facturen is natuurlijk een goed teken. Je hebt gewerkt en je krijgt er een financiële vergoeding voor terug. That’s the deal. In de praktijk lijkt het toch allemaal niet zo eenvoudig. Natuurlijk betalen vele bedrijven de facturen keurig op tijd, maar er zijn toch ook altijd bedrijven en particulieren die de factuur niet op tijd betalen of gewoon helemaal niet. Loopt een bedrijf te veel geld mis, dan kan dat grote gevolgen hebben. Ben je een startende ondernemer dan kun je zelf achter de wanbetalers aangaan, maar groeit je bedrijf fors of werk je voor een groot bedrijf? Dan kan de groep wanbetalers onoverzichtelijk worden. Zo onoverzichtelijk dat je niet meer aan je eigen werkzaamheden toekomt. Het gaat om verschillende bedrijven, bedragen en factuurdata en die lopen stuk voor stuk door elkaar. Een afdeling debiteurenbeheer houdt iedere factuur in de gaten. Gaat er een rood lampje branden dan sturen medewerkers van de afdeling debiteurenbeheer op tijd een herinneringsbrief. Het bedrijf heeft een eigen afdeling die zich puur toespitst op een goede cashflow.

Hoe pak je het zelf het beste aan?

Niet ieder bedrijf kan zich een aparte afdeling crediteurenbeheer veroorloven. Je zult achterstallige betalingen zelf aan moeten pakken. Hoe zorg je nu dat je de boel op orde houdt? Verstuur direct na het verstrijken van de factuurdatum een herinnering met de kopie van je factuur. Zo laat je zien dat je een keurig bedrijf bent die de boel graag op orde houdt. Stuur je die herinnering veel te laat, dan denkt de betaler dat hij ook nog wel op zich kan laten wachten. “Ooo die nemen het niet zo nauw…” Zorg ook voor persoonlijk contact, vooral na het versturen van de herinnering. Bel de betaler op en blijf vriendelijk. Vraag gewoon rustig waarom de factuur nog niet betaald is. En leg eventueel uit waarom je dat geld graag zou ontvangen. Maar blijf vriendelijk! Klink je aanvallend, dan motiveer je de betaler niet om een beetje op te schieten. Vind je het vervelend om te vragen naar geld? Draai je gedachten om. Het is vervelend dat jij je geld niet hebt gekregen, terwijl je er wel voor gewerkt hebt. Je bedelt niet, je wacht op de vergoeding, want zo heb je dat afgesproken.

MicroStar Software

Vind je het lastig om alle debiteureninformatie up-to-date te houden of om in de gaten te houden hoe het nu gaat met de facturenstatus? Maak gebruik van boekhoudsoftware zoals MicroStar Software. Je hoeft het wiel niet nog eens uit te vinden, want MicroStar Software is al voorzien van een duidelijk overzicht en maakt het boekhouden voor iedereen een stuk eenvoudiger, door automatische rekenmodellen, actuele updates en heldere tijdsschema’s. Zo maak je het jezelf een stuk eenvoudiger en beheer je zorgeloos je eigen debiteurenzaken.

Wel of geen boekhouder?

Je bent zzp-er en je overweegt een boekhouder. Dat kan namelijk toch echt een aantal voordelen hebben. Anderzijds twijfel je nog, omdat je de boekhouding misschien net zo goed zelf kunt doen of omdat je liever niet te veel kosten maakt. Wij zetten de wel en nietjes voor je op een rij.

Je neemt wel een boekhouder want…

-Je hebt totaal geen verstand van cijfers. Je bent altijd al een alfamens geweest en van getallen raken je gedachten in de knoop. Rekenen en economie zijn nooit jouw sterkste kant geweest. Bovendien heb je al helemaal geen weet van de belastingvoordelen. Wanneer geldt de startersregeling, wanneer ben je een kleine onderneming? Je loopt waarschijnlijk geld mis of betaalt te veel belasting als je geen boekhouder in de kraag vat.

-Je bent misschien starter, maar dat betekent niet dat je niet genoeg te doen hebt. Je hebt geen idee wanneer je de boekhouding moet doen. ’s Nachts misschien? Je kunt er geen tijd voor vrijmaken.

-Je bent nogal een chaoot. Die ene factuur hoort hierbij en je hebt geïnvesteerd in dit en dat. Je hebt alle data wel, maar je vindt het moeilijk overzicht te bewaren. Een boekhouder houdt de administratie behapbaar.

Je neemt geen boekhouder, want…

-Je bent zelf altijd al goed in cijfertjes, dataverwerking en balansen geweest. Je vindt het ook wel leuk om te doen. Je draait je hand er in elk geval niet voor om.

-Je vindt het fijn zelf zoveel mogelijk controle te houden over het reilen en zeilen van je bedrijf. Door zelf de boekhouding te doen, snap je precies hoe je ervoor staat. Je vindt het ook leerzaam om je te verdiepen in de regels van de Belastingdienst of in jouw bedrijf in deze huidige markt.

-Je zit niet te wachten op het hoge uurtarief van een professionele boekhouder. Die boekhouder kan misschien wel een aantal voordelen hebben, maar dat geld kun je helaas even niet kwijt.

-Je kunt in plaats van een boekhouder ook software gebruiken die het boekhouden een stuk eenvoudiger maken. Zoals MicroStar Software. Zo ben je zelf op de hoogte van de stand van zaken, hoef je geen extra kosten aan een financiële medewerker te rekenen en kun je alle gegevens op ieder moment van de dag inzien en aanpassen.

Wel of niet?

We vermoeden dat je nu toch wel een keuze kunt maken. Ben je veel te onzeker over de administratie? Dan raden we je een boekhouder aan. Weet je zeker dat je zelf een heel eind komt (vooral met hulpmiddelen als MicroStar Software), dan kun je het waarschijnlijk prima zonder boekhouder af.

5 Boekhoudtips voor meer voordeel

Boekhouden is iets waar geen enkele ondernemer onderuit komt. We moeten allemaal onze boekhouding op orde hebben. Gelukkig bestaan er tegenwoordig allemaal maniertjes waardoor boekhouden een stuk eenvoudiger wordt. We voeren onze gegevens netjes in en klaar is Kees. Geen omkijken meer naar… Toch raden we je aan om op een aantal aspecten te letten. Je kunt namelijk behoorlijk wat geld of rompslomp besparen met de vijf boekhoudtips die wij je in deze blog geven.

Voordeel 1 – Factureer op het juiste moment

Ieder kwartaal doen we onze btw-aangifte. We dienen alle facturen in waarop de btw-bedragen staan die we terug moeten betalen. Misschien zijn sommige facturen nog niet betaald, waardoor je die btw als het ware moet voorschieten aan de Belastingdienst. Je kunt die factuur dan ook net na het kwartaal versturen, zodat je niets hoeft voor te schieten.

Voordeel 2 – Maak kosten aan het einde van het jaar

Nadert het einde van het jaar? Kijk dan eens goed naar welke investeringen je nog kunt doen. Heb je een winstgevend jaar achter de rug? Dan is het slim om investeringen en grote uitgaven aan het einde van het jaar te maken. Verwacht je het komende jaar nog meer winst? Dan kun je die grote uitgaven beter na 1 januari maken. Hoe meer je verdient, hoe meer belasting je betaalt. Logisch. Maar als je de btw terugkrijgt van grote investeringen, hoef je weer minder te betalen.

Voordeel 3 – Belastingdeadlines

Haal je een belastingdeadline van het kwartaal niet? Vul dan een keer 0 in en verreken je facturen en kosten iets later dat jaar. Anders moet je een boete betalen van 50 euro. Zonde! Je moet natuurlijk niet te vaak 0 invullen. Maar mocht het een keer echt niet lukken, dan is dat altijd nog een optie.

Voordeel 4 – Ondernemersaftrek

Check altijd of je in aanmerking komt voor ondernemersaftrek. Zoals zelfstandigenaftrek, startersaftrek, startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid, aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, meewerkaftrek of stakingsaftrek. Meer weten over deze verschillende soorten aftrek? Raadpleeg deze pagina: Belastingdienst Ondernemersaftrek.

Voordeel 5 – Maak gebruik van een handig systeem

Je kunt een Excelsheet bijhouden waarin je alle facturen en kosten bijhoudt, maar het kan ook een stuk simpeler. Met software zoals MicroStar. De software berekent automatisch alle bedragen die voor de Belastingdienst van belang zijn. Je hoeft zelf geen ingewikkelde berekeningen meer te maken. Het werkt bovendien zo eenvoudig dat je alles up-to-date kunt houden, zonder dat het veel extra tijd kost.

Hoe zit het met de bewaarplicht van uw boekhouding?

De een roept dat u uw gehele administratie vijf jaar moet bewaren, de ander beweert dat het om zeven jaar gaat en weer iemand anders heeft het over tien jaar. Hoe lang moet u uw administratie nu daadwerkelijk bewaren en welke gegevens moet u precies bewaren? Zet u alleen uw inkomsten en uitgaven op een rij of komt er meer bij kijken?

Zeven jaar

Over het algemeen bewaart u uw boekhouding minimaal zeven jaar. De Belastingdienst wil namelijk inzage hebben in uw administratie. Niet slechts een jaar, maar minimaal zeven, omdat de Belastingdienst de ontwikkeling van uw bedrijf dan beter kan volgen. Bovendien kunnen zich belastingtechnische regelingen en -voordelen voordoen als uw bedrijf naar bepaalde maatstaven groeit (of juist niet).

Wat bewaart u precies?

Boekhouding is nogal een breed begreep. Welke administratie is nu belangrijk om te bewaren? Het gaat om zes onderdelen:

  1. Het grootboek: de verzameling van grootboekrekeningen.
  2. Debiteuren- en crediteurenadministratie.
  3. Voorraadadministratie (als er binnen uw bedrijf sprake is van een voorraad).
  4. In- en verkoopadministratie.
  5. Eventuele loonadministratie.
  6. Urenadministratie: hoeveel uren heeft u (en andere werknemers) gedraaid?

Andere termijnen of afspraken

Het gaat dus om zeven jaar. Toch bestaan er een aantal uitzonderingen. Gegevens van onroerende zaken bewaart u namelijk geen zeven jaar, maar tien jaar. Dat komt door de herzieningstermijn voor aftrek van de voorbelasting van deze onroerende zaken. Verder kunt u over een aantal zaken afspraken maken met de Belastingdienst. Officieel bewaart u zowel de papieren als elektronische administratie zeven jaar. Mocht uw bedrijfspand of werklocatie in de brand vliegen, dan heeft u nog back-up-informatie tot uw beschikking. Dat geldt ook voor uw elektronische archief: mocht uw computer kapot gaan of de server het begeven, dan kunt u uw administratie nog op een andere manier tonen. U kunt echter tegenwoordig afspraken maken over of u beide versies zeven jaar bewaart, of alleen uw elektronische exemplaren. Als u een slimme back-up-schijf of -cloud heeft, zijn de papieren documenten minder belangrijk. Neem voor dit soort afspraken contact op met de Belastingdienst. We hopen dat we met deze blog verwarringen hebben weggenomen!

5 Voordelen van MicroStar Boekhoudsoftware

Ondernemers en bedrijven die geen deel uitmaken van de financiële sector kijken vaak tegen het boekhouden op. Ze steken liever hun tijd en energie in de ‘dagelijkse werkzaamheden’. Er is genoeg te doen! Boekhouden is dan ook een vak apart. Herkenbaar? Wat als er iets misgaat of als u geen weet heeft van bepaalde belastingvoordelen? Dan betaalt u zomaar een smak geld, terwijl u dat van tevoren aan had kunnen zien komen. MicroStar Boekhoudsoftware kan een uitkomst bieden. Waarom? Dat leggen we u in deze tekst haarfijn uit.

“5 Voordelen van MicroStar Boekhoudsoftware” verder lezen

Een eigen bedrijf starten: wat moeten we doen?

U heeft grootse plannen! U heeft er even over na moeten denken, maar nu weet u het zeker: u gaat u eigen onderneming starten. Wat zijn daarvoor de eerste stappen? Er komt waarschijnlijk van alles op u af. Om het u wat gemakkelijker te maken, informeren we u over de eerste vijf stappen.

“Een eigen bedrijf starten: wat moeten we doen?” verder lezen

14 Besparingstips voor ZZP’ers

spaarvarken

Als zelfstandige moet u zorgvuldig met uw geld omgaan. U weet immers nooit wanneer u hoeveel inkomsten kunt verwachten. Wij geven u vijftien tips om te kunnen besparen op uw kosten.

Stuur uw facturen op de goede datum

Doet u elk kwartaal btw-aangifte? Let op de factuurdatum. Als u de factuur aan het eind van het kwartaal verstuurt, bijvoorbeeld op 30 juni, moet u al op 31 juli je btw afdragen. Verstuur u de factuur met als datum 1 juli, dan betaalt u pas op 31 oktober. Dat kan u net de financiele armslag geven die u nodig heeft.

Houd de kleine ondernemersregeling in de gaten

Komt het bedrag dat u in een kalenderjaar aan btw moet betalen rond de 1.345 euro uit? Let op, het kan voordelig zijn om even rustig aan te doen. Als u minder dan 1.345 euro aan btw hoeft af te dragen, wordt dit volgens de kleine ondernemersregeling kwijtgescholden. Als uw betaalde btw onder de 1.883 euro uitkomt, krijgt u 2,5 x (1.883 – het bedrag dat u aan btw moet betalen) aan vermindering. Als u 1.500 euro moet afdragen, gaat hier dus (1.883 – 1.500 = 383) x 2,5 = 957,5 euro vanaf. U betaalt dan nog 542,5 euro aan btw. Als u denkt dat u hieraan gaat voldoen, kunt u bij uw kwartaalaangiftes al een schatting maken en de btw inhouden. Aan het eind van het jaar wordt definitief bepaald of u recht hebt op deze regeling. Kijk op de website van de Belastingdienst voor alle voorwaarden.

Werk in de bieb

Bent u zo’n zzp’er die aan een laptop en wifi genoeg heeft? U kunt natuurlijk in uw eigen huis werken, maar u bent niet de enige als u dat niet prettig vindt. Een flexwerkplek kost echter al snel een paar honderd euro per maand en elke dag soja-lattes gaan drinken in de koffiebar tikt uiteindelijk ook aardig aan. Een goed compromis is de bibliotheek. Vaak is het er heerlijk rustig en doorgaans is er gratis wifi, zijn er printers en computers die u kunt gebruiken. Bijkomend voordeel is dat u er misschien handige boeken, kranten en tijdschriften vindt over ondernemen of uw vakgebied.

Onderhandel

47 procent van de Nederlandse consumenten vraagt wel eens om korting, blijkt uit onderzoek van I & O Research. U niet? Zeker bij de leveranciers waar u een grote klant bent, kunt u best eens gaan onderhandelen. Misschien kunt u een contract afsluiten om het komende jaar klant te blijven, in ruil voor goede korting of een leverancierskrediet. Immers, nee heeft u, ja kunt u krijgen. Of misschien kunt u beter een barter afsluiten. Hier ruilt u uw diensten voor de andere. Let op:  u moet ook voor barters een factuur sturen en deze ‘verdiensten’ aangeven bij de Belastingdienst.

Gebruik een boekhoudprogramma

Uw boekhouding volledig uitbesteden is niet nodig. Gebruik een goed boekhoudprogramma en houd zo goed overzicht over uw inkomsten, uitgaven en uren en uw jaarrekeningen. Boekhoudprogramma’s kunnen u ook advies geven over uw bestellingen en uw voorraad. U kunt eventueel binnen zo’n programma samenwerken met een boekhouder, adviseur of accountant die de boekhouding controleert en aangifte doet. Zo zijn uw belastingzaken foutloos, zonder dat u al het werk hoeft uit te besteden aan een deskundige.

Doe aan belastingmiddeling

Heeft u de laatste zeven jaar een wisselend inkomen gehad (bijvoorbeeld omdat je bent begonnen met werken, of bent gestopt met werken in loondienst)? Je kunt belastingmiddeling aanvragen. Hier wordt uw inkomen gemiddeld over drie aansluitende jaren en je belasting berekend over dit gemiddelde. Als blijkt dat u teveel hebt betaald, kunt u het bedrag boven 545 euro terugvragen, maximaal 36 maanden na het verkrijgen van de laatste definitieve (!) berekening van uw verzamelinkomen. Zo’n 300.000 Nederlanders hebben recht op de regeling, maar door onbekendheid maken slechts zo’n 10.000 er gebruik van. Ook zo’n 100.000 zzp’ers laten de regeling liggen, schat zzp-centrum. Op internet vindt u diverse websites waar u, aan de hand van uw door de Belastingdienst vastgestelde verzamelinkomen, kunt uitrekenen of u geld kunt terugkrijgen en voor een paar euro vraagt u het document aan dat u naar je belastingkantoor kunt sturen. Een goede boekhouding is hiervoor wel onontbeerlijk.

Benut iedere aftrekpost

Er bestaat een grote lijst aan aftrekposten waar u als ondernemer gebruik van kunt maken. Gemiddeld kan een ondernemer 30 procent van zijn winst aftrekken. Is het niet uw hobby om fiscale regelingen door te pluizen? Neem dan een adviseur in de hand. Hij of zij kent de laatste stand van zaken en zorgt ervoor dat u geen mogelijkheid mist. Een goede administratie bijhouden is wederom een vereiste. Op zakelijke ritten met uw privéauto kunt u bijvoorbeeld 19 cent per kilometer van de winst aftrekken. Bewaar ook uw brandstof- en onderhoudsbonnetjes. De btw hierop is naar rato aftrekbaar. Gebruikt u uw auto voor de helft zakelijk en voor de andere helft privé? U mag de helft van de btw aftrekken. Op zakelijke reizen met het openbaar vervoer mag u 6 procent btw aftrekken, ook al staat het niet op uw kaartje. Soms zijn ook de kosten voor uw werkruimte thuis aftrekbaar. Doe de test op de website van de Belastingdienst om te zien of dit voor u het geval is. En let op: ook kosten die u hebt gemaakt in de aanloopfase naar uw onderneming, zijn aftrekbaar. Denk aan een marktverkenning of advies.

Schrijf zorgvuldig af

Als startende ondernemer mag u gebruik maken van willekeurige afschrijving. Ook milieubedrijfsmiddelen mag u willekeurig afschrijven (Vamil). Ga hier zorgvuldig mee om. Schrijf kosten af in een jaar dat u veel winst maakt. Maakt u in uw eerste jaar nog geen winst? Schuif dan de afschrijving voor u uit. Hier kunt u ook advies over inwinnen bij een fiscaal adviseur.

Werk samen

Zelf elke keer het wiel uitvinden kost tijd en geld. Werk samen met collega-ondernemers en vraag om tips. Waar kunt u het best uw website laten bouwen, wie is een goede accountant, welke advertenties werken nou echt? Ook kunt u een kantoor en spullen delen en bepaalde diensten (zoals de verwerking van je bedrijfsafval) samen afnemen. Misschien kunt u meedoen aan collectieve inkoop van goederen of afname van diensten. Ook kunt u met ondernemers uit uw wijk aan marketing doen of de openbare ruimte aantrekkelijker maken. Daar profiteer je uiteindelijk allemaal van.

Bekijk uw contracten opnieuw

Leg al uw verzekeringen en abonnementen eens onder de loep. De tarieven voor bijvoorbeeld de arbeidsongeschiktheidsverzekering zijn de laatste twee jaar flink omlaag gegaan. Wellicht kunt u geld besparen door deze opnieuw af te sluiten. Kijk ook kritisch naar uw contracten voor energie, internet en telefonie en, rond de jaarwisseling, naar uw zorgverzekering. Zit u nog steeds bij de goedkoopste en beste aanbieder? Ook als u tevreden bent over uw aanbieder, kunt u best eens bellen en vragen of ze u een goed aanbod kunnen doen als u uw abonnement verlengt.

Investeer meer dan 2.300 euro

Heeft u dit jaar al een of meer nieuwe bedrijfsmiddelen van meer dan 450 euro aangeschaft (bijvoorbeeld een computer)? Kijk dan of u in dit kalenderjaar meer kunt investeren en boven de drempel van 2.300 euro kunt komen. Dan maakt u aanspraak op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) en kunt u maximaal 28 procent van de kosten extra afschrijven. Let op: als je de middelen binnen vijf jaar verkoopt of weggeeft, moet u een deel terugbetalen.

Wees zuinig met energie

Een paar simpele gedragswijzigingen of kleine investeringen kunnen ervoor zorgen dat uw energiekosten flink omlaag gaan. Wees u bewust van uw energieverbruik en laat geen apparaten onnodig aanstaan. Neem die spaar- of ledlampen. Zet die verwarming wat lager. U kunt ook een keer advies inwinnen om je zaak energiezuiniger te maken. Sommige gemeenten of provincies hebben hier zelfs subsidiepotjes voor.

Overleg online

Is het altijd nodig dat u voor een afspraak naar de klant toegaat of hem bij u ontvangt? Het kan prettig zijn om een nieuwe partner de eerste keer een hand te kunnen geven, maar wellicht kunt u volgende afspraken online doen. Door Skype of Google Hangout te gebruiken kun je elkaar in de ogen kijken en met elkaar praten, zonder dat het u geld of reistijd kost. Behandel een online vergadering als een normale meeting: zet na afloop de afgesproken punten even in een mailtje en zorg dat u er, ook vanachter uw eigen computer, representatief uitziet.


Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van pasklare software die u in staat stelt uw administratie op orde te houden. Onze programma’s worden gebruikt in het midden- en kleinbedrijf (de programma’s zijn toepasbaar in iedere branche) en door administratie- en accountantskantoren. Lees verder….

Contact

MicroStar B.V.
Handelsweg 9
1851 NX Heiloo
T: 088-9090490
F: 088-9090491
E: info@microstar.nl
W: www.microstar.nl

Zo ziet een goede (elektronische) factuur eruit

factuur
Een factuur is niet alleen belangrijk om financiële redenen, het is ook meteen een visitekaartje van uw onderneming.

Om er zeker van te zijn dat uw factuur betaald wordt, moet hij niet alleen voldoen aan formele vereisten. Het oog wil ook wat. Het uiterlijk van de factuur kan zelfs bepalend zijn voor de snelheid waarmee hij betaald wordt.

Onderzoek wijst namelijk uit dat aan de vormgeving van de factuur weinig aandacht wordt besteed. En wanneer u klachten krijgt over uw facturen, is dat misschien wel een teken om eens naar de vormgeving te kijken.

Formele vereisten

Op een factuur moeten in ieder geval de volgende zaken worden vermeld:

  • naam en adres van uw onderneming;
  • naam en adres van de klant;
  • factuurdatum;
  • volgnummer van de factuur (facturen moeten opeenvolgend genummerd worden);
  • omschrijving van de geleverde dienst of product;
  • eenheidsprijs (excl. btw en eventuele kortingen);
  • eventuele hoeveelheid, dan wel aantal van de geleverde dienst of product;
  • de leverdatum;
  • van toepassing zijnde btw-tarief bij verschillende leveringen;
  • eventuele offertedatum;
  • KvK-nummer;
  • uw btw-nummer (14 posities); alleen bij zogenoemde ‘verlegde btw’* ook het btw-nummer van uw klant;
  • prijs excl. btw;
  • vermelding of er sprake is van vrijstelling, levering naar een andere lidstaat dan de EU, verlegging of levering onder de margeregeling;
  • btw-bedrag (én percentage);
  • totaal bedrag.

* Van verlegde BTW is sprake, wanneer de verplichting tot het voldoen van de aangifte wordt verlegd van de vervoerder naar de afnemer. Dit gebeurt veel bij vervoersdiensten tussen landen in de Europese Unie.

Acceptgiro

Het bijvoegen of aanhechten van een acceptgiro kan betaling van uw factuur versnellen. Ook dat kunt u steeds meer én betrouwbaar op digitale wijze doen.

Elektronisch factureren

De digitale (of elektronische) factuur is al sinds 2004 wettelijk toegestaan. De laatste jaren neemt het gebruik ervan toe, mede als gevolg van het streven naar administratieve lastenvermindering.

De bestaande toepassingen waarmee elektronisch kan worden gefactureerd, bieden nog lang niet allemaal de mogelijkheid om zowel inkomende als uitgaande facturen elektronisch te verwerken. De meeste online boekhoudpakketten kunnen dat overigens wel.
Daarnaast is in steeds meer gevallen een koppeling met internetbankieren mogelijk. Ook banken werken inmiddels aan integratie van internetbankieren en boekhoudsoftware.

Geen standaard

Omdat een echte standaard ontbreekt, valt in principe elk document als elektronische factuur aan te merken. Het PDF-bestandsformaat kan zich in een toenemende populariteit verheugen, omdat het programma Acrobat Reader – waarmee dergelijke bestanden geopend worden –  gratis verkrijgbaar is.
Voor business-to-consumer relaties kunt u met de gratis versie van dat bestandsformaat volstaan (dus zonder digitale handtekening).
Sinds 11 februari 2009 is het ook voor Nederlandse bedrijven onderling toegestaan electronische facturen te versturen, zonder dat die zijn voorzien van een digitale handtekening.

Met ingang van 1 januari 2013 bepaalt u – ook bij het internationaal zaken doen – zelf hoe u de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid van een elektronische factuur waarborgt (vanaf het moment dat u de factuur uitreikt totdat de bewaartermijn verloopt). Tot die tijd bestaat bij het zaken doen met bedrijven binnen de Europese Unie (EU) nog steeds de verplichting om een factuur te voorzien van een digitale handtekening.

Eisen Belastingdienst

De Belastingdienst keurt in principe de volgende drie factuurvormen goed:

  • elk gewenst formaat (Microsoft Word of Excel, PDF), al dan niet voorzien van digitale handtekening.
  • facturen uitgewisseld op basis van het EDI-formaat (Electronic Data Interchange). EDI wordt al tientallen jaren gebruikt voor bestandsuitwisseling tussen bedrijven onderling.
  • overige methoden (in dit geval is voorafgaand overleg met uw belastinginspecteur nodig).

Een elektronische factuur voor zakelijke doeleinden moet aan de volgende vereisten voldoen:

  • alle vereisten die gelden voor een ‘gewone’ factuur (zie hierboven);
  • veilige verbinding of verzending via internet van beveiligde bestanden. In ieder geval een methode van gegevensuitwisseling, die geen twijfel laat bestaan over de afzender. U moet bijvoorbeeld achteraf kunnen verifiëren of een factuur inderdaad afkomstig is van een bepaald bedrijf;
  • door u te betalen en af te trekken BTW moeten op dezelfde manier worden toegepast.

Het Platform e-factureren heeft hier een handige checklist over de controle door de Belastingdienst gepubliceerd.

Voor- en nadelen e-factureren

Voordelen:

  • goedkoper (een papieren factuur kost € 2,50, een elektronische factuur € 0,30);
  • meerdere mogelijkheden factuurinrichting en verzending (dagelijks, wekelijks, maandelijks);
  • archivering is niet meer noodzakelijk;
  • zoeken gaat sneller, omdat er een voledige historie wordt bijgehouden;
  • vaak koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening) mogelijk;
  • verhoging klanttevredenheid;
  • minder werk voor backoffice.

Nadelen :

  • (nog) geen formele standaard;
  • soms geen koppeling met boekhoudpakket (en bankrekening);
  • onduidelijke wetgeving.

Tips om uw factuur eerder betaald te krijgen

  1. Zorg voor een duidelijke vormgeving met een herkenbaar logo. Veel ondernemers maken nog gebruik van de standaard-layout die een boekhoudpakket biedt.
  2. Het totaalbedrag moet in één oogopslag zichtbaar zijn. Een veel voorkomende fout is dat een bedrag zonder BTW wordt overgemaakt.
  3. Vermeld de exacte datum waarop het verschuldigde bedrag uiterlijk moet zijn overgemaakt. Veelal staat er standaard onder een factuur een regel als ‘betaling binnen 14 dagen’.
  4. Lever een specificatie bij de factuur. Met name IT-facturen bestaan vaak uit een artikelnummer en/of een vakterm. Een bijlage met heldere omschrijving voorkomt onnodige vertraging.
    N. B. Let ook op bij declaraties van gedetacheerd personeel. Een specificatie met datumaanduiding, aantal uren en omschrijving van de werkzaamheden voorkomt veel ergernis.
  5. Wanneer er een offerte is gemaakt, laat de factuur daar dan bij aansluiten.
  6. Mogelijk kunt u de algemene voorwaarden van uw onderneming op de achterkant laten drukken. Verwijs er in ieder geval naar en vermeld duidelijk een termijn waarbinnen er bezwaar kan worden gemaakt.

Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van pasklare software die u in staat stelt uw administratie op orde te houden. Onze programma’s worden gebruikt in het midden- en kleinbedrijf (de programma’s zijn toepasbaar in iedere branche) en door administratie- en accountantskantoren. Lees verder….

Contact

MicroStar B.V.
Handelsweg 9
1851 NX Heiloo
T: 088-9090490
F: 088-9090491
E: info@microstar.nl
W: www.microstar.nl

Tips voor het opzetten van uw boekhouding

boekhoudingEen boekhouding is een geordende weergave van de inkomsten en uitgaven van een persoon of bedrijf. Ook als u hiervoor een boekhouder of administrateur inschakelt, is het zinvol om een goede basiskennis van boekhouden te hebben.

Registreer inkomsten en uitgaven

Probeer de inkomsten en uitgaven voor de zaak altijd zoveel mogelijk gescheiden te houden van uw privé-uitgaven. Dat maakt het gemakkelijker om ze te volgen en dat bespaart u veel tijd en (als u de boekhouding uitbesteedt) geld.

  • Open voor uw zaak een aparte bank- of girorekening die u niet gebruikt voor uw privébestedingen; betaal uitgaven voor de zaak alleen via die rekening;
  • Betaal zo min mogelijk cash: vraag bij vaste leveranciers of u op rekening kunt kopen; als dat niet kan dan zijn cheques en pinnen hier een uitkomst;
  • Controleer alle facturen zodra u ze binnenkrijgt; als u btw-plichtig bent, check dan ook of het btw-bedrag vermeld staat;
  • Vraag overal (geschreven) bonnetjes en controleer of ze duidelijk genoeg zijn; controleer of het btw-bedrag apart vermeld staat; noteer op de bonnetjes waarvoor het is en hoe u heeft betaald (als dit er niet op staat);
  • Bewaar alle bonnetjes op een vaste plek en splits ze regelmatig uit naar kas of bank/giro (cheques/pinnen);
  • Als uw personeel inkopen voor u doet, zorg dan dat zij ook bonnetjes vragen en deze met het wisselgeld weer in de kas leggen.

Rubriceer inkomsten en uitgaven

U weet het beste wat er in uw zaak omgaat en welke kosten u in de gaten moet houden, dus kunt u ook het beste bedenken welke gegevens u later

uit uw boekhouding wilt halen. Het opzetten van de kolommen of het rekeningschema is een belangrijke beslissing. Controleer voor uzelf welke kostenrubrieken u apart wilt volgen:

  • Huisvesting: huur of rente hypotheek, gas, water, elektra, schoonmaakkosten, onderhoud, tuinkosten, onroerendezaakbelasting, verzekeringen, diversen;
  • Inventaris: gereedschap, onderhoudskosten en kleine aanschaffingen (€ 450,-) voor kantine-inventaris, kantoorinventaris e.d.;
  • Materialen: grondstoffen, halffabricaten, handelsartikelen;
  • Bedrijfswagens: belasting, verzekering, brandstof, onderhoud, reparatie, leasekosten;
  • Financieringskosten: rente leningen, bankkosten en rente bankkrediet, leasekosten;
  • Afschrijvingen: onroerend goed, inventaris, auto’s;
  • Voorzieningen: groot onderhoud, garantieverplichtingen;
  • Personeel: netto salaris, loonbelasting/PVV, werknemersverzekeringen, onkostenvergoedingen, spaarregelingen, ontvangen ziekengeld, overige personeelskosten;
  • Algemene kosten: accountant/administratiekosten/adviseurs, kantoorbenodigdheden, telefoon, porto en andere verzendkosten, vakopleidingen + reiskosten personeel, vakliteratuur, contributies, bedrijfsverzekeringen, reclame, giften, andere gemengde kosten;
  • Algemene kosten deels aftrekbaar: kantinekosten, relatiegeschenken, representatie, reis- en verblijfskosten;
  • Privé-uitgaven: eventuele privébestedingen die via uw zaak zijn gegaan, privéopnames uit kas van de zaak.

Als u btw-plichtig bent, dient u alle kosten exclusief btw aan de kostenrubrieken toe te rekenen; de in rekening gebrachte btw boekt u naar twee aparte rekeningen:

  • betaalde btw 6%;
  • betaalde btw 21%.

Dat vergemakkelijkt het doen van uw aangifte omzetbelasting aanzienlijk (de nog te betalen, in rekening gebrachte btw kunt u aflezen uit het inkoopboek)

Ook de inkomsten wilt u wellicht opgesplitst hebben naar bedrijfsonderdeel of groepen van klanten; daarnaast heeft u nog nodig:

  • privé-stortingen;
  • ontvangen btw 6 %;
  • ontvangen btw 21%.

LET OP: ook bij 0% btw moet u dit in ieder geval melden op de factuur. Is de verleggingsregeling van toepassing, dan dient u dit ook te vermelden.

Pas op voor te veel rekeningen: tijdens het invoeren van de journaalposten moeten de verschillende kosten- en inkomstenposten nog wel een duidelijk te onderscheiden zijn. Zodra een post in twee of meer rubrieken kan worden ondergebracht, is het systeem te uitgebreid.

In de meeste boekhoudsoftwareprogramma’s kunt u de diverse rekeningen vaak groeperen in rubrieken, waarvoor aparte totaaltellingen worden gemaakt. In ieder geval is het zinvol om dan de kostenrekeningen en de inkomstenrekeningen in aparte rubrieken te groeperen.

De balans

Naast de kosten- en inkomstenrubrieken heeft u ook een aantal balansrekeningen nodig. Voorbeelden hiervan zijn voor de activa:

  • Bedrijfspand;
  • Inventaris: bezittingen die u op de balans heeft geactiveerd, zoals kantoorinventaris, computers, kantine-inventaris; meestal wordt een grens van €450,- aangehouden waaronder bezittingen niet meer geactiveerd worden;
  • Productiemiddelen: machines, groter gereedschap;
  • Voorraden: grondstoffen, halffabrikaten, gereed product, handelsvooraad;
  • Vervoermiddelen: eigen auto’s (geen leaseauto’s);
  • Vorderingen: uitstaande leningen, debiteuren (= verkoopboek min kostenpost debiteuren);
  • Geldmiddelen: kas, bank, giro, deposito’s, kruisposten.

Voor de passiva:

  • Eigen vermogen, inclusief voorzieningen voor pensioenen etc.;
  • Langlopende schulden: hypotheek en langlopende kredieten;
  • Kortlopende schulden: rekening courant, leverancierskrediet (= inkoopboek min kostenpost crediteuren);
  • Voorzieningen: groot onderhoud, garantieverplichtingen, eigen risico bij schade (assurantie eigen risico);

Winst- en verliesrekening

Met behulp van de kosten- en inkomstenrubrieken kunt u op ieder moment dat u uw boekhouding hebt bijgewerkt een winst- en verliesrekening opstellen. Daarbij moet u de cijfers echter nog corrigeren met:

  • De openstaande facturen (totaal verkoopboek min de rubriek debiteuren);
  • De nog niet betaalde leveranciers (inkoopboek min de rubriek crediteuren);
  • Een eventuele toename of afname van de voorraden: deze staan niet in de boekhouding vermeld; u zult de magazijnvoorraad aan het begin en het eind van de periode moeten tellen; er zijn veel computerprogramma’s die naast de boekhouding, verkoopboek en inkoopboek ook de voorraden kunnen bijhouden; als uw voorraden erg waardevol zijn en veel schommelen, kunt u overwegen uw voorraadadministratie aan de boekhouding te koppelen;
  • De afschrijvingen (= de waardevermindering in een bepaalde periode door het gebruik) van pand, machines, inventaris, auto’s en dergelijke over de periode waarvan u de winst- en verliesrekening opmaakt;
  • Een tijdsevenredig deel van de voorzieningen.

Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van pasklare software die u in staat stelt uw administratie op orde te houden. Onze programma’s worden gebruikt in het midden- en kleinbedrijf (de programma’s zijn toepasbaar in iedere branche) en door administratie- en accountantskantoren. Lees verder….

Contact

MicroStar B.V.
Handelsweg 9
1851 NX Heiloo
T: 088-9090490
F: 088-9090491
E: info@microstar.nl
W: www.microstar.nl