De investering in het juiste boekhoudprogramma

De boekhouding is vaak een vervelende bijkomstigheid voor iedere ondernemer. De meeste ondernemers zijn juist graag bezig met ondernemen en zien deze administratie als een last die snel méér tijd kost dan ze lief is. De administratie kan op den duur een ware nachtmerrie worden voor de ondernemer die zijn boekhouding niet strak bijhoudt, zeker als de belastingdienst om de hoek komt kijken. U kunt de boekhouding uit handen geven, maar dit is vaak een duurdere oplossing dan noodzakelijk is. Slechts een geringe investering in het juiste boekhoudprogramma is dé oplossing voor al deze zorgen. Deze investering verdient u dan ook zeker terug.

Het belang van een gedegen boekhouding

De boekhouding is een belangrijk onderdeel van iedere onderneming. Een onderneming die dit niet op orde heeft, loopt een groot financieel risico met alle mogelijke gevolgen van dien. Het risico om deadlines te missen kunnen veel bedrijven zich niet veroorloven (de belastingdienst is onverbiddelijk) en geen ondernemer wil kansen missen door een onoverzichtelijke financiële situatie. Dit heeft dus direct gevolgen op het rendement van het bedrijf, uiteindelijk kost het geld op de lange termijn.

De investering in het juiste boekhoudprogramma terugverdienen

Een investering in het juiste boekhoudprogramma zal veel van deze zorgen kunnen wegnemen en is dan ook een uitstekende keuze. Het geeft 24/7 mogelijkheden om meer grip (overzicht) te krijgen op de financiële situatie van het bedrijf. Het juiste boekhoudprogramma geeft u zelfs mogelijkheden om uw bedrijfsrendement te verhogen, denk alleen maar aan de kostbare tijd die u op uw administratie kunt besparen. Alleen al op dit vlak kunt u de investering van het juiste boekhoudprogramma terug verdienen.

MicroStar dé specialist in administratieve software

MicroStar is specialist in administratieve software. Wij hebben gebruiksvriendelijke Nederlandstalige software voor het voeren van administraties binnen het midden- en kleinbedrijf. Deze software is niet branchegebonden en biedt talloze mogelijkheden. Zowel de gebruiker met een eenvoudige administratie als bedrijven met uitgebreide administratieve systemen kunnen goed uit de voeten met onze modulair opgebouwde programma’s.

Met deze software is het eenvoudig om de boekhouding zelf uit te voeren, er is geen specialistische kennis voor nodig. Hiermee bespaart u ook nog de kosten van een boekhouder. De uitgebreide help functie kan op ieder moment worden geraadpleegd. Daarnaast hebben we een team van deskundige medewerkers voor u klaar zitten die alle problemen zowel telefonisch als op locatie persoonlijk voor u kunnen oplossen.

Een goed boekhoudprogramma hoeft niet duur te zijn

Wij zijn van mening dat de investering in een goed boekhoudprogramma niet groot hoeft te zijn. U betaalt slechts een maandtarief van 35, = euro voor het onderhoud, support en updates aan het programma. Het bijkomend voordeel van het boekhoudprogramma van MicroStar is dat het mogelijkheden heeft om mee te groeien met uw bedrijf. Als u in een later stadium toch enkele modules wilt toevoegen, dan betaalt u slechts de meerwaarde voor deze modules.

Zo draagt MicroStar bij aan het rendement en de groei van uw bedrijf. U kunt met ons programma veel tijd én geld besparen zodat u zich volop kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf. Neem contact met ons op om af te stemmen hoe u het programma eenvoudig en probleemloos kunt invoeren in uw bedrijfsproces.

SEPA en SBR

Geachte gebruiker,

Wij willen u graag informeren over een tweetal zaken die de komende maanden software aanpassingen noodzakelijk maken. U zult daar ongetwijfeld al veel over gehoord hebben. Eerder informeerden wij u over SEPA, meer bekend door de term IBAN. Nu komt daar ook SBR bij. Wat betekent dit voor uw administratie?

SEPA (Single European Payments Area)

SEPA

SEPA heeft als consequentie dat ongeveer alles wat met betalen en verwerken van dagafschriften te maken heeft gaat veranderen. In de eerste plaats worden de bankrekeningnummers van alle SEPA landen aangepast naar het IBAN / BIC systeem. Dat wil zeggen dat het huidige Nederlandse bankrekeningnummers van nu maximaal 10 posities, vervangen worden door een nummer van 18 posities en een BIC code van 8 posities. (de BIC code zal op den duur verdwijnen).

Ook worden alle communicatie bestanden met uw bank gefaseerd vervangen. Zo wordt het nu gebruikte Clieop03 formaat voor betalingen vervangen door het SCT-xml formaat en wordt het Clieop03 formaat voor incasso gewijzigd in SDD-xml formaat. Bovendien wijzigen alle dagafschriftbestanden (veel banken gebruiken hun eigen formaten) op den duur naar MT940 Swift formaat en Camt053-xml formaat. Het MT940 Swift formaat blijft voorlopig in gebruik, maar zal in de komende jaren ook uit gefaseerd worden.

Voor het doen van incasso’s (MicroStar optie) worden de regels anders en is men verplicht met zgn. mandaten (incassomachtigingen) te gaan werken en deze ook in de administratie vast te leggen.

MicroStar is er klaar voor. De eerste gebruikers draaien momenteel met onze bèta versie. In de komende maand zal de SEPA versie voor alle gebruikers beschikbaar zijn.

In de praktijk blijkt overigens dat een aantal banken alvast hun (eigen) formaten hebben aangepast. Bij de meeste banken blijven de oude formaten voorlopig met deze aanpassingen functioneren. Hebt u echter onverwachte wijzigingen bij het inlezen in MicroStar van uw dagafschriften uit telebankieren of kunt u het oude formaat niet meer opvragen, kies dan voor de MT940 formaten die vrijwel alle banken beschikbaar hebben.

Wijkt het formaat teveel af, dan kunt u de bèta versie van MicroStar bij onze supportafdeling aanvragen.

Op 1 februari 2014 schakelen alle banken massaal over op SEPA.

SBR (Standard Business Reporting)

SBRSBR is de nieuwe methode om uw gegevens aan te leveren bij de overheid. Voor MicroStar betreft het hier de BTW aangifte en de ICP aangifte, die nu via de Bapi module aangeleverd kunnen worden. Bovendien komt de zgn. “pincode aangifte” te vervallen.

Vanaf 1 januari 2014 kunnen aangiften over 2014 en volgende jaren alleen in SBR-XBRL formaat worden aangeleverd. Deze moeten dan elektronisch verstuurd worden naar Digipoort, het zakelijk berichtenkanaal van de overheid.

Voor aansluiting op Digipoort heeft u een (nieuw soort) certificaat nodig. U hebt daar onlangs van de belastingdienst een schrijven over gekregen. Hiermee kunt u de aangiftes versturen en retourberichten ontvangen. Deze certificaten kunt u aanschaffen bij daartoe door de overheid aangewezen certificatiedienstverleners en kosten rond de 200 euro per jaar. Gebruikers die al een (nieuw) certificaat in bezit hebben om bijvoorbeeld LB aangiftes te versturen naar digipoort (dit is al vanaf 1 januari 2013 verplicht), kunnen hetzelfde certificaat straks ook binnen MicroStar gebruiken.

Voor gebruikers die geen certificaat hebben en toch via onze software hun BTW en ICP aangiftes willen versturen, komt een module beschikbaar waarmee u direct vanuit MicroStar met de belastingdienst kunt communiceren. Als u hiervan gebruik gaat maken hebt u geen eigen certificaat nodig. Uw aangiftes worden dan via MicroStar aangeleverd bij de belastingdienst en de retourberichten van de belastingdienst ontvangt u ook weer terug. In de praktijk zal er geen merkbaar verschil zijn met het gebruik van de huidige Bapi module.

Voor deze “Digipoort module” wordt jaarlijks een abonnementsbedrag in rekening gebracht van 50,- euro voor startpakketten van 100,- euro voor basispakketten. De bedragen zijn excl. BTW. De Digipoort module zal in september leverbaar zijn.


Wij zijn gespecialiseerd in het ontwikkelen van pasklare software die u in staat stelt uw administratie op orde te houden. Onze programma’s worden gebruikt in het midden- en kleinbedrijf (de programma’s zijn toepasbaar in iedere branche) en door administratie- en accountantskantoren. Lees verder….

Contact

MicroStar B.V.
Handelsweg 9
1851 NX Heiloo
T: 088-9090490
F: 088-9090491
E: info@microstar.nl
W: www.microstar.nl

Wetsvoorstel vereenvoudiging BV-recht

De Eerste Kamer heeft op 12 juni 2012 het wetsvoorstel vereenvoudiging en flexibilisering bv-recht aangenomen. Hiermee worden de regels voor besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (bv’s) eenvoudiger en flexibeler. Zo komen er meer mogelijkheden om in de statuten af te wijken van wettelijke bepalingen en is een minimumstartkapitaal van 18.000 euro niet meer nodig. Ook verdwijnt de verplichte bank- en accountantsverklaring bij inbreng in natura. Een notariële akte van oprichting is nog wel verplicht. De wijzigingen gaan in op 1 oktober 2012.

De belangrijkste wijzigingen vindt u hieronder.

Modernisering van de regels voor de bv

De wetgeving voor bv’s stamt uit 1971 en sluit niet meer aan op de huidige praktijk. Zo kent het bv-recht aandeelhouders en een bestuur, die formeel moeten overleggen en besluiten nemen. Bij de nieuwe wet verdwijnen veel dwingende regels en kunnen de statuten van een bv verregaand op maat worden gemaakt.

Akte van oprichting en statuten

In een akte van oprichting van een bv staat het bedrag van het geplaatste kapitaal en het gestorte gedeelte daarvan. Als er verschillende soorten aandelen zijn, dan moeten deze in de akte opgenomen worden en moet het geplaatste en gestorte kapitaal worden uitgesplitst naar soort. Een minimumkapitaal is in het wetsvoorstel niet meer verplicht.

Verschillende soorten aandelen

In de nieuwe wet kunnen bedrijven met meerdere aandeelhouders de zeggenschap van de aandeelhouders aanpassen door verschillende soorten aandelen uit te geven. Zo is er het stemrechtloos aandeel, waarmee sommige aandeelhouders (zoals bijvoorbeeld werknemers of bepaalde familieleden) zijn uit te sluiten van stemrecht. Daarnaast is er het winstrechtloze aandeel. In de statuten kan worden bepaald dat aandelen van een bijzondere soort of aanduiding geen of beperkt recht geven tot deling in de winst of reserves van de vennootschap. Aandelen mogen niet tegelijkertijd stemrechtloos en winstrechtloos zijn. Aandeelhouders met een minderheidsbelang worden door de wetswijzigingen beter beschermd. Zo moeten alle aandeelhouders het eens zijn over statutaire wijziging van de medezeggenschap van aandeelhouders.

Crediteurenbescherming

Het minimumkapitaal van 18.000 euro was bedoeld als zekerheid voor schuldeisers. In de praktijk konden schuldeisers zich vaak niet op dit kapitaal verhalen. De aansprakelijkheid van bestuurders wordt met het wetsvoorstel niet uitgebreid. Wel is in de wet expliciet opgenomen dat u als bestuurder of aandeelhouder een ‘uitkeringstoets’ moet doen. Als u aan aandeelhouders wil uitkeren, moet u bij elke uitkering beoordelen of de vennootschap zijn opeisbare schulden nog wel kan betalen. Als de vennootschap na een uitkering de schulden niet meer kan betalen, dan zijn de bestuurders die dat wisten of moesten voorzien richting de vennootschap hoofdelijk aansprakelijk. Degene die de uitkering ontving terwijl hij wist of kon voorzien dat de vennootschap na de uitkering de schulden niet meer kon betalen, moet dit tekort vergoeden.

Advies

Bij de nieuwe wet verdwijnen veel dwingende regels en kan een ondernemer de statuten van zijn bedrijf vergaand aanpassen. De statuten kunnen straks dus voor elke bv op maat worden gemaakt. Aanpassen van de statuten is niet verplicht, maar vaak wel noodzakelijk om te profiteren van de geboden flexibiliteit en vrijheid. Vaak moeten dan ook andere zaken die hiermee samenhangen worden aangepast, zoals aandeelhoudersovereenkomsten en de kapitaalstructuur. Advies is om de mogelijkheid van een vergaande aanpassing te bekijken, met behulp van een deskundige.

Vragen en antwoorden over de BTW-verhoging van 19% naar 21%

1. Mogen ondernemers voor prestaties die zij verrichten na 30 september 2012 reeds voor 1 oktober 2012 btw factureren naar het tarief van 21%?

Ja. Om te voorkomen dat ondernemers aanvullende factureren voor het verschil tussen 19% en 21% moeten uitreiken mogen ondernemers voor prestaties die zij verrichten na 30 september 2012 en die onder het 21% tarief vallen reeds voor 1 oktober 2012 btw factureren naar het tarief van 21%. De ondernemer die de prestatie afneemt mag die 21% conform de regels voor het recht op aftrek in aftrek brengen.

2. Onder welke rubriekpost op het aangifteformulier dient het 21% tarief te worden opgenomen tot 1 oktober 2012?

Als voor prestaties die na 30 september 2012 verricht worden voor 1 oktober 2012 een factuur wordt uitgereikt met 21% btw dan kan deze btw opgenomen worden in rubriek 1c van het aangifteformulier. Indien het aangeven in rubriek 1c problematisch is voor de ondernemer dan mag hij er voor kiezen dat wordt aangegeven in rubriek 1a (momenteel 19%). Met ingang van 1 oktober 2012 moet het algemene btw-tarief van 21% gewoon weer in rubriek 1a van het aangifteformulier aangegeven worden. Dit is de rubriek waar tot 1 oktober 2012 het 19% btw-tarief moet worden aangegeven en dat vanaf 1 oktober 2012 wordt aangeduid met “hoog tarief”.

3. Welk tarief is van toepassing bij doorlopende prestaties die zijn aangevangen vóór 1 oktober 2012 en eindigen na 30 september 2012?

Als de afrekening voor doorlopende prestaties betrekking heeft op een periode die eindigt na 30 september 2012 moet de afrekenperiode worden gesplitst. Voor het deel van de prestatie dat plaatsvindt vóór 1 oktober 2012 geldt het oude tarief van 19%. Voor het deel van de prestatie dat plaatsvindt ná 30 september 2012 geldt het nieuwe tarief van 21% Hierbij valt te denken aan het verlenen van licenties, abonnementen op leveringen van bijvoorbeeld gas, elektriciteit en water en telecommunicatiediensten.

4. Hoe dient de correctie in verband met de btw verhoging van 19 naar 21% over de periode 1 oktober tot en met 31 december 2012 bij doorlopende prestaties plaats te vinden?

Voor het deel van de (doorlopende) prestatie dat plaatsvindt ná 30 september 2012 moet in beginsel bij prestaties aan ondernemers en rechtspersonen een aanvullende factuur uitgereikt worden met 21% btw. Als een ondernemer begin 2013 een “jaarfactuur” uitreikt over het jaar 2013 dan kan hij om administratieve redenen er voor kiezen op deze factuur mede de extra verschuldigde btw over het laatste kwartaal van 2012 in rekening te brengen. Op deze factuur kan de “2012 btw” vermeld worden als “na gefactureerde btw 2012”. De ondernemer moet de extra verschuldigde btw wel voldoen over het tijdvak oktober 2012.

5. Op welk moment kan worden aangenomen dat de dienst is afgerond bij onderhoudsen serviceabonnementen voor cv-installaties, liften e.d.?

Met de klant worden afspraken gemaakt over onderhoudswerkzaamheden aan cv-installaties die nodig zijn voor de veiligheid en het ongestoord functioneren van de cv. Vaak worden hiervoor zogenoemde onderhoudsabonnementen afgesloten. Als daarnaast ook afspraken worden gemaakt waarbij de ondernemer zich, tegen een relatief geringe (extra) vergoeding, verplicht om binnen een bepaalde termijn (meestal 24 uur) een storing te verhelpen worden dit meestal serviceabonnementen genoemd. Kenmerkend aan de hier bedoelde overeenkomsten is dat in alle gevallen eenmaal per jaar onderhoudswerkzaamheden aan de installatie worden verricht.

Het moment waarop de vergoeding wordt betaald kan variëren van een eenmalige vooruitbetaling, betaling in termijnen of zodra de onderhoudswerkzaamheden zijn verricht. Zowel bij de hiervoor bedoelde onderhoudsabonnementen als de serviceabonnementen is de onderhoudsdienst de hoofdprestatie (hetgeen onder andere tot uitdrukking komt in de prijs van het abonnement). Het moment waarop de onderhoudsdienst is afgerond is daarom bepalend voor het antwoord op de vraag of het algemene tarief van 19% of 21% van toepassing is. Hierbij is niet van belang op welke wijze de vergoeding (vooraf, in termijnen of na afloop) wordt betaald.

6. Vaak worden service- en onderhoudsabonnementen in termijnen betaald of ze zijn al vooraf betaald (lees: ook al gefactureerd) in januari. Is het juist dat als de onderhoudsbeurt plaatsvindt na 30 september 2012 de ondernemer nog extra 2%verschuldigd is als gefactureerd is en betaling al heeft plaatsgevonden tegen 19%?

Ja, zie het antwoord bij 3. Het moment waarop de prestatie wordt verricht is beslissend. Opgemerkt wordt nog dat het opmaken van de factuur als zodanig irrelevant is. Als bijvoorbeeld de prestatie vóór 1 oktober 2012 wordt verricht en de factuur wordt opgemaakt ná die datum is toch het 19% tarief van toepassing.

7. Overgangsregeling voor aangekochte nieuwbouwwoningen. Wat wordt bedoeld met “een gesloten overeenkomst”? Indien nog opschortende voorwaarden gelden valt deze overeenkomst dan wel al onder de werking van de overgangsregeling of pasvanaf het moment dat de opschortende voorwaarden zijn uitgewerkt?

Een overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij een of meer partijen jegens een of meer andere een verbintenis aangaan (artikel 6:213 van het Burgerlijk Wetboek). Van belang is dat de (koop/aannemings)overeenkomst vóór 28 april 2012 is gesloten. Niet van belang is of er opschortende dan wel ontbindende voorwaarden zijn opgenomen in deze overeenkomst.

8. Hoe zit het met gemengde objecten (woning versus bedrijfsgedeelte)? Geldt de overgangsregeling voor aangekochte nieuwbouwwoningen alleen voor het woongedeelte en niet voor het bedrijfsgedeelte?

Panden die deels als woning en deels als bedrijfspand worden gebruikt (bijvoorbeeld woon/winkelpanden) mogen in hun geheel als woning worden aangemerkt. Daarbij geldt de voorwaarde dat die panden voor meer dan 50% voor particuliere bewoning worden gebruikt. Bij een percentage van 50% of minder mag het deel dat voor particuliere bewoning wordt gebruikt voor de toepassing van het tarief worden afgesplitst. In dit laatste geval is de overgangsregeling alleen van toepassing op het woongedeelte.

9. Worden er eisen gesteld aan de verkrijger van de woning? (particulier?)

Nee, er worden geen eisen gesteld aan de verkrijger van de woning.

10. Hoe dient men te handelen bij de overgangsregelingen voor onroerende zaken en aangekochte nieuwbouwwoningen bij meerwerk?

Meerwerk
In het kader van de uitvoering van een koop/aanneemovereenkomst is het vaak mogelijk zgn. meerwerk te laten uitvoeren. Veel koop/aanneemovereenkomsten bepalen terzake dat de opdrachtgever bij het verstrekken van de opdracht tot meerwerk direct een bedrag moet betalen ter grootte van een bepaald percentage, bijvoorbeeld 50%, van de vergoeding voor dat meerwerk.

Overgangsregeling onroerende zaken
Als de opdracht tot het verrichten van het hier bedoelde meerwerk wordt verstrekt vóór 1 oktober 2012, kan het daarbij direct te betalen bedrag worden beschouwd als een op dat tijdstip vervallen termijn. Daarvoor geldt dan dus het 19% tarief.

Overgangsregeling nieuwbouwwoningen
Als de opdracht tot het verrichten van het hier bedoelde meerwerk is verstrekt vóór 28 april 2012 (dus als onderdeel van de koop/aanneemovereenkomst voor de bouw van een nieuwbouwwoning) en de betaling daarvan in één of meer termijnen gedaan wordt vóór 1 oktober 2013 geldt het 19% tarief.

11. Een particulier heeft vóór 28 april 2012 een bouwkavel gekocht. Er is (nog) geen aannemingsovereenkomst overeengekomen voor de bouw van een nieuwbouwwoning. Is de overgangsregeling voor aangekochte nieuwbouwwoningen ook van toepassing op de aankoop van een bouwkavel?

Nee, de overgangsregeling geldt niet. De overgangsregeling voor aangekochte nieuwbouwwoningen is slechts van toepassing als een ondernemer ingevolge een vóór 28 april 2012 gesloten koop/aannemingsovereenkomst ná 30 september 2012 een woning levert. De datum van 28 april 2012 is in die zin een fatale termijn. Als er vóór die datum geen koop/aannemingsovereenkomst is gesloten voor de bouw van een nieuwbouwwoning is de overgangsregeling niet van toepassing.

12. Geldt de overgangsregeling voor onroerende zaken ook voor apart overeengekomen verbouwingen (zoals het plaatsen van een keuken of badkamer) waarbij de vergoeding vervalt in termijnen naarmate de verbouwing vordert?

Ja, de overgangsregeling voor onroerende zaken geldt ook voor apart overeengekomen verbouwingen waarbij de vergoeding vervalt in termijnen naarmate de verbouwing vordert. Dit geldt echter niet voor diensten bestaande in het verrichten van onderhouds- of herstelwerkzaamheden. Als zodanig zijn in dit verband aan te merken werkzaamheden die(vrijwel) uitsluitend gericht zijn op de instandhouding van de zaak, zoals het vervangen van kozijnen of dakgoten en het vernieuwen van dakbedekking.

Van verbouwing is slechts sprake, als de werkzaamheden gericht zijn op een verandering van de inrichting, de aard of de omvang van de zaak. Dat is bij woningen bijvoorbeeld het geval bij veranderingen aan/het plaatsen van keukens en badkamers, het aanbouwen van een serre en het aanbrengen van een dakkapel. Ingeval in het kader van de uitvoering van een en hetzelfde contract naast verbouwingswerkzaamheden tevens werkzaamheden worden verricht die van belang zijn voor de instandhouding van de zaak, zodat het contract in zoverre mede een element van onderhoud of herstel in zich draagt, is niettemin het geheel aan te merken als verbouwing, mits de werkzaamheden als geheel niet (vrijwel) uitsluitend gericht zijn op de instandhouding van de zaak. Er behoeft alsdan geen splitsing te worden gemaakt: de overgangsregeling kan worden toegepast op de verbouwing als geheel. Daarbij wordt aangenomen dat de ondernemer dan ook het 19%-tarief berekent aan de klant.

13. Heeft de verhoging van het algemene btw-tarief gevolgen voor de wijze van verrekenen van negatieve tijdvak- en jaarwinstmarges bij toepassing van de globalisatieregeling bij de margeregeling?

Nee, er hoeft bij het verrekenen van negatieve tijdvak- en jaarwinstmarges geen rekening te worden gehouden met de tariefsverhoging.

14. Hoe wordt bij toepassing van de globalisatieregeling bij de margeregeling na afloop van het kalenderjaar 2012 de btw berekend over de voor 2012 vastgestelde winstmarge voor goederen waarop het algemeen tarief van toepassing is?

De btw over de jaarwinstmarge 2012 voor goederen waarvoor het algemeen tarief van toepassing is moet tijdsevenredig worden berekend. Dat wil zeggen dat voor ¾ van de jaarwinstmarge het 19%-tarief geldt en voor ¼ van de jaarwinstmarge het 21%-tarief.

____________________________________________________________

MicroStar software is gespecialiseerd in financiele software.
Op zoek naar een boekhoud pakket? Kijk dan eens op onze website.

Waarom moet u een boekhouding bijhouden?

Als u een eigen zaak begint/heeft dan bent u verplicht om een administratie bij te houden. De belastingdienst schrijft voor dat u een BTW boekhouding moet bijhouden. Er zijn hiervoor diverse boekhoudpakketten op de markt verkrijgbaar, zowel online als offline. Voor een startende ondernemer is dit echter niet altijd direct nodig. En al helemaal niet als u geen personeel in dienst heeft of een auto van de zaak heeft. Als het aantal transacties beperkt is, dan ligt een oplossing in Excel voor de hand.

Volgens de belastingdienst valt onder uw administratie: “alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of digitaal (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt”. U bent als ondernemer verplicht een goede administratie bij te houden en te bewaren. De belastingdienst zegt terecht dat u de administratie niet alleen bijhoudt voor het invullen van uw aangiften, maar ook voor uw bedrijfsvoering.

Met behulp van een goed ingerichte administratie krijgt u snel inzicht in de cijfers en resultaten van uw onderneming. Op basis van de omzet- en kostenontwikkeling bent u in staat om tijdig in te spelen op ontwikkelingen in de markt.

Daarnaast vormt uw administratie de basis voor uw aangiften, welke snel en goed door de belastingdienst gecontroleerd moeten worden. Indien uw administratie niet volledig is of niet binnen een redelijke termijn te controleren is, dan kan dat vervelende gevolgen voor u hebben. De belastingdienst stelt dan zelf uw omzet en winst vast en zal u op basis daarvan de belastingaanslag opleggen.

Tevens kunt u uw aangifte omzetbelasting niet invullen als u geen duidelijke overzichten heeft van uw aan- en verkopen. U kunt dan geen aanspraak maken op voordelige regelingen, zoals de kleine ondernemersregeling. Elke boekhoudpakket hoort alle gegevens te leveren die noodzakelijk zijn voor het invullen van uw aangifte omzetbelasting.

Wat is een administratie?

Volgens de belastingdienst vallen alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in digitale vorm, onder uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

  • kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
  • financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • bankafschriften
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • agenda’s en afsprakenboeken
  • correspondentie
  • software en databestanden

Met andere woorden, uw administratie bestaat uit papieren en elektronische documenten. Deze documenten vormen de basis voor uw boekhouding in welke vorm dan ook.

MicroStar Software gespecialiseerd in het ontwikkelen van pasklare software die u in staat stelt uw administratie op orde te houden. Onze programma’s worden gebruikt in het midden- en kleinbedrijf (de programma’s zijn toepasbaar in iedere branche) en door administratie- en accountantskantoren. De kracht van MicroStar softwareprogramma’s ligt in het feit dat MicroStar er, tegen een laag maandtarief, voor zorgt dat uw boekhoudpakket altijd up-to-date is. Doordat wij de ontwikkelingen in de markt goed in de gaten houden en hier adequaat op in spelen, ontvangen onze gebruikers automatisch de nieuwste updates voordat er problemen ontstaan (bijvoorbeeld wanneer de Belastingdienst een nieuwe eis verbindt aan belastingaangiftes).

Tips tegen spionage via smartphone

Spionage is door de opmars van apps appeltje eitje. Criminelen kunnen vrij eenvoudig uw zakelijke telefoongesprek afluisteren of uw meeting met het salesteam notuleren. Allerlei spelletjes en ‘free levels’ met onzichtbare malware installeren, kan duur uitpakken. Een aantal tips van een deskundige hoe u het criminelen moeilijk kunt maken.

  • Eind 2011 al 35.000 000 000 apps gedownload
  • Check regelmatig uw telefoonrekening op rare kosten
  • Houd uw data in de gaten via app en/of site van uw provider

Zie ook : Ondernemer slordig met bedrijfsgeheimen

Filmpje
De tips komen van Rik Ferguson, Director Security Research & Communication EMEA bij Trend Micro. Hij heeft een filmpje op YouTube geplaatst om te laten zien hoe eenvoudig het in zijn werk gaat. Ferguson stelt dat een smartphone op een eenvoudige en snelle manier kan worden ingezet voor spionage. Met één simpele app kunnen criminelen gesprekken opnemen, tekstberichten stelen en zelfs vergaderingen afluisteren.

Zorg voor veilig BYOD
Eind 2011 werden er al meer dan 35.000.000.000 mobiele apps gedownload. Daar zitten apps tussen die u liever niet op uw smartphone hebt en zeker niet op de telefoon van de zaak. Let dus ook op als uw personeel een eigen mobiel inbrengt in uw bedrijf. Volgens de deskundigen is er over het algemeen een gebrek aan bewustzijn over de beveiliging in verband met het populaire Bring Your Own Device.
In het YouTube-filmpje wordt de situatie geschetst dat een crimineel online geld weet te ontfutselen van een meisje in een coffeeshop dat een spelletje downloadt.  Dat gaat als volgt. Deze malware zorgt er voor dat zij, zonder dat zij er weet van heeft,  premium rate messages verstuurt (berichten waarvoor de beller de kosten betaalt). Wij kennen dit soort berichten onder meer van de talentenjachten op televisie waar je tegen betaling mag stemmen op je favoriete artiest. De rekening kan hierdoor snel oplopen.

Ook in Nederland
Wie denkt dat deze digitale misdaad alleen maar in Amerika voorkomt, komt bedrogen uit. Volgens Ferguson is de techniek niet locatie gebonden, dus kun je er wereldwijd mee te maken krijgen, ook in Nederland. Wie een aantal zaken in acht neemt, hoeft overigens niet veel te vrezen. Ferguson heeft een aantal adviezen hoe u de smartphone veilig kunt gebruiken.

Tips

  1. Vergrendel uw telefoon met een wachtwoord
  2. Check regelmatig uw telefoonrekening om te kijken of er rare kosten op staan. Meld u ook aan op de website van uw provider om het gebruik van t te bekijken. Ook hebben veel providers een eigen (veilige) app waarmee dataverbruik kan worden gemeten. Als u dat doet dan merk je snel genoeg buitengewoon gebruik op.
  3. Als u uw mobiel verkoopt of wilt recyclen, verzeker u er dan van dat het geheugen echt helemaal leeg is. Doe bij settings (instellingen) een ‘master reset’ zodat alle telefoonnummers, teksten, boodschappen en afbeeldingen ook echt verdwenen zijn.
  4. Als u denkt slachtoffer te zijn van telefoonfraude, neem dan contact op met uw provider.
  5. Wees beducht op apps die allerlei persoonlijke informatie van u willen. Check de uitgever van de app. Criminele software wordt vaak verpakt in zogenaamde ‘free levels’, spelletjes en speciale aanbiedingen. Dit soort software kan ook in de gaten houden waar u zo al naartoe surft.
  6. Download goede anti-virus software. Op uw computer is dat inmiddels gemeengoed maar het is echt verstandig om ook uw telefoon goed te beveiligen.
  7. Houd er rekening mee dat criminele apps in legitieme app stores kan voorkomen, als ook  op het einde van links die worden verstuurd per e-mail of via social networks. Lees ook altijd de reviews voor u een app downloadt. Surf  op bijvoorbeeld Yahoo of Google naar eerdere apps van de uitgever en hoe deze zijn ontvangen.
  8. Houd de  batterij van de smartphone in de gaten. Als deze sneller leeg is dan  normaal dan kan het een teken zijn dat er iets is op de achtergrond meeloopt.
  9. Als u gebruik maakt van wifi, hanteer dan dezelfde regels die u in acht neemt voor uw computer thuis. Gebruik ook geen onbeveiligde wifi want de kans is aanwezig dat hackers via deze route proberen om aan data te komen van uw mobiel.
  10. Doe uw bluetooth uit als u het niet gebruikt. Ok deze manier van verzenden is populair bij hackers om aan uw gegevens te komen.
  11. Het wordt steeds populairder om gebruik te maken van lokale diensten. U kut hierbij denken aan reclameboodschappen van winkeliers als u door een winkelcentrum loopt. Er kunnen dan pop-ups op uw scherm verschijnen met bijvoorbeeld een aanbieding. Ga voorzichtig met dit soort meldingen om.
  12. Lokale diensten van derden nemen sowieso steeds meer toe. Bedenk wel dat als u dit soort diensten aanzet, mensen kunnen zien waar u bent. Dat kan vervelend uitpakken als inbrekers kunnen zien dat u het land uit bent. Dat is makkelijk inbreken.

Wetswijziging incassokosten

Wetswijziging m.b.t. tot vergoeding van incassokosten

Hierbij willen wij u graag informeren over een wetswijziging met betrekking tot vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten die op 1 juli 2012 zal ingaan en die mogelijk ook gevolgen heeft voor uw bedrijfsvoering.

Bij het incasseren van een vordering is het mogelijk om de zogenoemde redelijke kosten die aan een dergelijke incasso zijn verbonden (de incassokosten) op de schuldenaar te verhalen, indien de schuldeiser redelijkerwijs genoodzaakt is geweest om deze kosten te maken.

Per 1 juli a.s. wordt het berekenen van incassokosten over vorderingen op consumenten, ofwel particulieren niet handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, tot € 25.000,– aan banden gelegd. De vergoeding voor incassokosten zal door middel van een percentage van het verschuldigde bedrag worden berekend met een minimum van € 40,–. Hierbij geldt wel de voorwaarde dat er daadwerkelijk incassohandelingen moeten zijn verricht. De incassokosten dienen in het vervolg als volgt over het bedrag van de hoofdsom worden berekend:

       € 0,00 t/m   € 2.500,00 → 15% van de hoofdsom plus
  € 2.501,00 t/m   € 5.000,00 → 10% van de hoofdsom plus
  € 5.001,00 t/m € 10.000,00 → 5% van de hoofdsom plus
€ 10.001,00 t/m € 25.000,00 → 1% van de hoofdsom

Veel ondernemingen hanteren algemene voorwaarden waar een bepaling is opgenomen om incassokosten te kunnen verhalen. Onder de nieuwe wet is het echter niet mogelijk om ten nadele van consumenten van deze regeling af te wijken, ook niet in algemene voorwaarden.

Wij raden u dan ook aan om, indien u goederen en/of diensten levert aan consumenten, uw algemene voorwaarden op de wetswijziging  van 1 juli a.s. aan te (laten) passen.

SEPA, IBAN en BIC

Heeft u daarover al gehoord? SEPA komt eraan!

Zoals u wellicht al gehoord hebt wordt het betalingsverkeer binnen de Europese unie ondergebracht in SEPA, dat staat voor “Single Euro Payments Area”. Onderdeel daarvan is het overschakelen van de huidige bankrekeningnummers naar het IBAN formaat (IBAN staat voor “International Bank Account Number”).

In plaats van uw huidige bankrekeningnummer dat uitsluitend geschikt is voor betalingsverkeer binnen Nederland kunt u straks uitsluitend gebruik maken van het IBAN nummer en een bijbehorende BIC code. De banken streven ernaar deze Bic code (Bank Identifier Code) in de toekomst te laten vervallen zodat er IBAN-Only gewerkt kan worden.

De Nederlandse banken hebben afgesproken dat zij vanaf 1 september 2012 IBAN proef zullen zijn. U ziet dit de laatste tijd al bij verschillende banken in het scherm voor telebankieren. Daar kunt u vaak al kiezen tussen het opgeven van het bankrekeningnummer of het invullen van een IBAN / BIC combinatie of een SEPA overboeking.

Voor bedrijven zijn er wijzigingen op komst. Denkt u maar eens aan uw brief- en factuurpapier, uw internetsite en wellicht uw incasso’s. Ook binnen uw administratie zullen  aanpassingen moeten plaatsvinden.

MicroStar is momenteel bezig met het aanpassen van de software, zodat wij ruimschoots op tijd SEPA proof zullen zijn. U hoeft zich daarbij geen zorgen te maken over uw huidige data die bankrekeningnummers bevat. Op het moment dat u wilt overstappen op SEPA voorziet MicroStar in een automatische aanpassing van al uw binnenlandse bankrekeningnummers in al uw bestanden via de door de Nederlandse bank ingestelde IBAN BIC service. Tevens zullen de functies voor telebankieren, automatische betalingen en incasso’s aangepast worden aan de nieuwe XML formaten die voor alle landen gelijk zullen zijn. Buitenlandse bankrekeningen zullen helaas met de hand geconverteerd moeten worden. Momenteel is nog geen web service aanwezig die hiervoor kan zorgen.

Ter informatie vindt u hieronder verwijzingen naar sites die u verder informeren:

https://www.creditcard.nl/iban-converter
Hier vindt u de “IBAN BIC Converter” voor het nu al omzetten van uw rekeningnummer(s).

Een goede administratie voor uw bedrijf: wat zijn de eisen?

Als ondernemer bent u voor de Belastingdienst verplicht om een goede financiële administratie te voeren. Maar voor veel ondernemers is de administratie een blok aan hun been die ze liever uitbesteden. Toch is het goed om te weten waar een goede administratie aan moet voldoen. Daarmee voorkomt u namelijk een hoop narigheid.

De voordelen van een goede administratie:

  • U stelt de Belastingdienst in staat om uw administratie te controleren en voorkomt daarmee dat de Belastingdienst uw omzet schat.
  • U hebt inzicht in de gezondheid van uw bedrijf: gaat het goed of juist niet?
  • U hebt inzicht in uw liquiditeit, dus de beschikbare cash van uw bedrijf. Zo weet u of u kunt investeren of moet bezuinigen.
  • U ziet hoeveel klanten nog moeten betalen (debiteuren) en hoeveel u leveranciers verschuldigd bent.
  • U ziet welke producten of diensten succesvol zijn en waarin u beter niet meer kunt investeren.

De eisen van een goede administratie

De financiële administratie moet minstens 7 jaar worden bewaard en omvat alles dat u op papier of elektronisch over uw onderneming hebt vastgelegd:

  1. Debiteuren en crediteuren. Bewaar zowel de verstuurde als ontvangen facturen. Ook kassabonnen van investeringen moeten worden bewaard. Maak hier altijd een kopie van, omdat de inkt van bonnetjes na verloop van tijd vervaagt en onleesbaar wordt. De debiteuren- en crediteurenadministratie geeft inzicht in de hoeveelheid geld die klanten u nog verschuldigd zijn en wat u zelf aan leveranciers verschuldigd bent.
  2. De kasadministratie en alle bijbehorende kassabonnen.
  3. Bankafschriften en andere financiële bewijzen.
  4. Salarisadministratie. Als u personeel in dienst hebt, moet u een salarisadministratie bijhouden. Bij uitzendkrachten bewaart u alleen de facturen.
  5. Alle documenten met betrekking tot schulden en bezittingen. Denk hierbij aan een contract voor een leaseauto of bedrijfspand.
  6. Voorraadadministratie. Dit is van belang als u producten op voorraad koopt, bijvoorbeeld bij een winkel.
  7. Urenadministratie. Als ondernemer moet u aan kunnen tonen hoeveel uur u per jaar voor uw onderneming werkzaam bent geweest, bijvoorbeeld om in aanmerking te komen voor bepaalde belastingvoordelen.
  8. De kilometeradministratie van uw auto.
  9. Agenda’s, aantekeningen en gegevensbestanden op uw computer.

Een volledige administratie moet dus aan flink wat eisen voldoen. U kunt de administratie een stuk gemakkelijker maken met een professioneel boekhoudpakket. Een boekhoudpakket doet veel zaken namelijk automatisch, bijvoorbeeld het berekenen van de BTW voor de aangifte omzetbelasting. Zo bespaart u flink wat tijd en voorkomt u frustraties.

Hulp nodig?

Heb u vragen over uw administratie? Stel ze dan onder dit artikel of op Twitter of Facebook.

Nieuwe Update i.v.m. Bapi

In onze download sectie treft u de nieuwste updates aan voor het Windows pakket te weten versie 4.1.1.

Voor de goede werking van MicroStar dient u deze versie te installeren. Bij de aangifte voor BTW en ICP verandert er de komende maanden veel. Gebruikers die nu werken met certificaten moeten voor 1 juni 2012 nieuwe certificaten aangevraagd hebben. Deze gebruikers dienen de update direct te installeren en daarna contact met MicroStar op te nemen. Wij leggen u dan uit wat te doen. Gebruikers die nu aangifte doen via Bapi Pin kunnen dit tot eind van het jaar blijven doen, maar zij moeten ruim voor die tijd een keuze maken tussen certificaten of aangifte via de site van de belastingdienst. Bapi Pin wordt door de belastingdienst niet meer toegestaan na 1 februari 2013. De nieuwe Bapi-module voor aangifte BTW en ICP wordt bij deze update voor geïnstalleerd op uw systeem, maar wordt pas na 15 juni automatisch geactiveerd. Wilt u eerder activeren, dan kunt u dat kenbaar maken bij onze supportafdeling.

Ook kunt u tutorials inzake de KPN certificaten in onze download sectie vinden op onze website.