Import/export koppelings module

Inhoud

Met de module Import/Export is het mogelijk allerhande informatie van buiten af in te lezen in MicroStar of juist informatie uit MicroStar te exporteren naar andere toepassingen. Deze bruikbaarheid is eigenlijk ongelimiteerd.

import-module.jpg

Import

Dit gedeelte van de module maakt het mogelijk om vanuit een ander systeem gegevens in MicroStar zodanig in te voeren, dat de aansluitingen en controles binnen het pakket gewaarborgd worden. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan een eigen geschreven toepassing waarmee gefactureerd wordt en waarvan de facturen in MicroStar opgenomen moeten worden, zodat ze daar financieel verder afgehandeld kunnen worden. Ook het eenmalig of herhaald inlezen van grote hoeveelheden artikelen behoort tot de mogelijkheden. De flexibiliteit van de import is zeer groot. Geïmporteerde facturen kunnen automatisch geboekt worden op vaste rekeningen maar u kunt ook de journaalposten meeleveren, zodat uitsplitsing naar meerdere opbrengst- en/of kostenrekeningen mogelijk is. U kunt automatisch het BTW register laten bijwerken en ook de statistieken. Niet ingevulde velden worden steeds door MicroStar aangevuld met de standaard waarden uit het bedrijfsbestand.

Export

Met het exportgedeelte kunt u MicroStar bestanden exporteren naar diverse uitvoerformaten, o.a. CSV, ASCII en DBF formaat in elke gewenste samenstelling. U kunt bijvoorbeeld van uw artikelbestand de artikelcode, de omschrijving, de verkoopprijs en de verkoopeenheid alsmede artikelgroep in een bestand wegschrijven. Dit bestand kunt u daarna bijvoorbeeld rechtstreeks benaderen via Access, Excel of Word. Vervolgens kunt u daarvan een fraaie prijslijst of speciale artikeletiketten laten drukken of prijsberekeningen loslaten. Vanuit uw debiteuren- en crediteurenbestand kunt u naam-, adres- en woonplaatsgegevens exporteren en deze rechtstreeks aan Word koppelen voor het maken van mailings. Het is dan mogelijk om bijvoorbeeld een brief te maken gekoppeld met de NAW-gegevens uit MicroStar van alle debiteuren welke een bepaald artikel kopen of waaraan het afgelopen jaar een factuur is gestuurd. Door de faciliteit te "koppelen" binnen Access, hoeft u alleen maar regelmatig het export programma te starten. Uw gegevens zijn dan binnen Access steeds up-to-date. Andere voorbeelden van via export gerealiseerde oplossingen zijn:

  • Statistieken gegroepeerd en gesorteerd op omzetten (top tien debiteuren, artikelen enz.)
  • Openstaande posten per rayon
  • Cessielijsten en cessiebestanden banken
  • MailMerge toepassingen met selecties
  • Afdrukken barcode etiketten

Werking

De import/export module werkt met zgn. definitiebestanden (.IDF voor import en .EDF voor export). Deze bestanden kunt u aanmaken met een editor vanuit DOS of bijvoorbeeld met WordPad / NotePad / kladblok etc., volgens de bijgeleverde beschrijving. Zodra een definitiebestand in de programmamap van MicroStar wordt gezet, dan wordt deze als zodanig herkend en kan uitgevoerd worden. Met het bewerken maken van deze bestanden kunnen wij u uiteraard behulpzaam zijn.

Levering

De levering omvat de volgende onderdelen:

1. De import/export programmatuur

2. Beschrijving

3. Standaard importdefinities (.IDF bestanden) voor:

  • het importeren van debiteuren met facturen;  het importeren van crediteuren en inkoopnota’s;
  • het importeren van artikelen

4. Standaard exportdefinities (.EDF bestanden) voor:

  • totaal export van alle MicroStar bestanden;
  • het exporteren van debiteuren- en openstaande posten;
  • het exporteren van crediteuren- en openstaande posten;
  • het exporteren van artikelen;  het exporteren van de statistiekbestanden;
  • het exporteren van het rekeningschema.

Systeemeisen

Voor beide onderdelen zijn de normale MicroStar systeemeisen voldoende. Wilt u de export gegevens verder bewerken in spreadsheets, tekstverwerkers enz. dan dient u hiervoor een Windows toepassing te gebruiken zoals Word, Excel enz. Voor koppeling met Access database adviseren wij u een recente versie van Microsoft Office te gebruiken.

Verkoopprijs

€ 675,- exclusief BTW en onderhoud