Prolongatie module

Inhoud

De prolongatie module van MicroStar geeft de gebruiker de mogelijkheid steeds terugkerende facturen op vaste termijnbasis automatisch door het systeem van de gebruiker aan te laten maken.

prolongaties_1.jpg

Hierbij valt te denken aan huurnota’s, abonnementen en servicecontracten. Per debiteur worden 1 of meerdere contracten vastgelegd volgens onderstaand scherm:

prolongaties_2.jpg

In dit scherm wordt aan MSTAR automatisch elke maand een factuur gestuurd voor het onderhoudsabonnement. De begindatum van het contract is tevens de eerste vervaldatum. Binnen het systeem kan de gebruiker al dan niet werken met een vaste vervaldatum of een vervaldatum per contract (zoals in bovenstaand scherm). Zodra de einddatum van het contract bekend is, kan deze ingevuld worden. Uiteraard houdt de facturering hiermee rekening. Afgewerkte contracten blijven in het bestand totdat de gebruiker ze verwijdert. In het kader rechts in het scherm worden de cumulaties getoond.

De factuurtermijn wordt bepaald door de prolongatie termijn (Dagen, weken, maanden, kwartalen en jaren) in combinatie met de termijnfrequentie (1-999), bijvoorbeeld een keer in de twee weken.

Meerdere contracten worden samengevoegd op 1 factuur (uiteraard indien de vervaldatum bereikt is). Als een contract geblokkeerd is, wordt er niet gefactureerd totdat de blokkade weer verwijderd wordt. Is er hierbij niets aan het contract veranderd, dan vindt alsnog berekening plaats over de niet berekende contractperiode. De achterstand wordt als het ware ingehaald. Per contract kan aangegeven worden of een factuur al dan niet afgedrukt moet worden. Let wel, een factuur kan ook in de vorm van een acceptgiro afgedrukt worden.

Bij aanwezigheid van de MicroStar Incasso module, kan aangeven worden of de factuur automatisch geïncasseerd moet worden door de betreffende code op ‘J’ te zetten. Wanneer de code op ‘D’ gezet wordt, dan bepaalt de debiteur of er incasso moet plaatsvinden.

Prolongatie facturen afdrukken

Bij het nauwkeurig onderhouden van contracten is factureren eenvoudig. Bij deze functie geeft de gebruiker op hoeveel dagen er vooruit of achteraf gefactureerd zullen worden en of creditnota’s aangemaakt zullen worden als de einddatum van een contract is vervroegd (de instellingen worden bewaard). Hierbij kan een minimum grensbedrag voor een contract opgeven worden. Blijft het berekende bedrag onder de grens, dan wordt geen factuur aangemaakt en blijft het bedrag staan voor de volgende periode.

Binnen deze functie kunt u selecteren op debiteuren en op contractsoorten. Voor de prolongatie nota kunt u desgewenst een aparte factuurlay-out op laten nemen.

Overzichten

De prolongatie module biedt de volgende overzichten:

  • Prolongatie gegevens per debiteur. Deze lijst geeft alle contracten (ook de geblokkeerde) weer per debiteur met daarop de cumulatieve bedragen en de data van de contracten.
  • Prolongatie bedragen per periode. Deze lijst geeft voor een op te geven periode alle contracten die binnen deze periode vervallen gekapitaliseerd weer. U ziet dus wat u gaat factureren in die periode.
  • Prolongatie waarde per prolongatie. Via dit overzicht krijgt u een gekapitaliseerde waarde van elk afgedrukt contract. U ziet dus wat een contract waard is over de opgegeven looptijd.

Op alle overzichten kunt u selecteren op debiteur(en) en op contractsoorten. Alle overzichten kunnen naar de printer, naar het scherm of naar een bestand gestuurd worden.

De prolongatie module is vooral kostenbesparend voor regelmatig terugkerende facturen. Al bij een gering aantal contracten brengt de module z’n geld op. Ook kunt u uw klanten flexibeler factureren, bijv. 1 x per maand in plaats van 1 x per jaar. Hierdoor zijn voor uw klant de bedragen overzichtelijker. In combinatie met de MicroStar incassomodule heeft u een ijzersterke troef in handen om dan ook nog snel uw geld binnen te krijgen.

Verkoopprijs

€ 450,- exclusief BTW en onderhoud

De module is leverbaar voor Basispakket II en III.