5 slimme boekhoudtips

Een administratie bijhouden is voor sommigen een noodzakelijk kwaad.

Het belang van een goede administratie

Zoals gezegd, is buiten de verplichting tot degelijk boekhouden, boekhouden voor u ook van belang omdat het een schat aan informatie levert over uw bedrijf. Als u uw administratie goed bijhoudt, dan kunt u eerder bijsturen als er in de onderneming iets mis dreigt te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld op tijd ingrijpen als debiteuren niet (tijdig) betalen, kijken of u de huidige kostprijs van uw product moet aanpassen enzovoorts. De ervaring leert dat ondernemers met een goed bijgewerkte administratie minder risico lopen om failliet te gaan. Nog een reden dus om uw administratieve zaken goed op orde te hebben!
MicroStar heeft voor u 15 nuttige tips verzameld die u kunt raadplegen als u uw administratie gaat opzetten. U krijgt er hier 5, wilt u er meer? Download dan kosteloos alle 15 tips!

Tip 1: Houd rekening met de bewaartermijn

Iedere ondernemer moet zijn administratie zeven jaar lang bewaren. Dat is wettelijk verplicht. Alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming moet u systematisch vastleggen in een administratie.
Denk aan basisgegevens zoals:
– de debiteuren- en crediteurenadministratie
– het grootboek
– de in- en verkoopadministratie
– de voorraadadministratie
– de loonadministratie.
Op de bewaartermijn bestaan uitzonderingen. Gegevens over onroerende
zaken moet u tien jaar bewaren.

Tip 2: Bewaar alle zakelijke documenten

Alle gegevens die u voor uw bedrijf elektronisch of op papier vastlegt, maken deel uit van uw bedrijfsadministratie en dient u te bewaren. U moet denken aan; kasadministratie en kassabonnen, inkoop- en verkoopboek, bankafschriften, contracten, overeenkomsten, software en databestanden, maar ook aan (digitale) agenda’s etc.

Tip 3: Maak duidelijke BTW-overzichten

Uw administratie moet inzicht geven in hoeveel BTW u moet betalen. Daartoe moet u de volgende informatie bijhouden: facturen die u uitschrijft en facturen die u moet betalen, uitgaven en ontvangsten en het privégebruik van goederen en diensten. Als u ook handel drijft met het buitenland, dan zult u ook de uitvoer en invoer van goederen moeten bijhouden. Een geautomatiseerde boekhouding kan u hierbij een hoop werk uit handen nemen.

Tip 4: Vraag hulp bij het inrichten van uw administratie

Het opzetten van een administratie vraagt om enige boekhoudkundige
kennis. Zonder deze voorkennis een administratie inrichten, raden wij
daarom af. Bij de inrichting wordt namelijk een aantal elementen van de
administratie vastgelegd die daarna moeilijk zijn terug te draaien.

Tip 5: Leer zelf de administratie bij te houden

Het bijhouden van de financiële administratie is routinewerk en redelijk snel aan te leren. Met een training die toegesneden is op uw situatie leert u hoe u dit efficiënt en effectief doet. Hoe beter u uw boekhouding op orde heeft, hoe groter de informatiewaarde voor uzelf. Daarnaast bespaart u op
accountantskosten wanneer u een goede administratie aanlevert.

Wilt u alle 15 tips ontvangen? Download dan hier de PDF.

Debiteurenbeheer: maken of kraken

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van de boekhouding. Zo belangrijk dat als een ondernemer of zzp-er het niet goed onderhoudt, het bedrijf dramatisch ten onder kan gaan. Een bedrijf komt niet alleen in financiële problemen, maar kan zelfs failliet gaan. Vooral als het bedrijf groeit en er steeds meer facturen heen en weer gestuurd worden. Waarom maken bedrijven ruimte voor een aparte afdeling debiteurenbeheer en wat kun je zelf doen als je daar nog geen geld voor hebt?

Ze vliegen je om de oren

Het uitsturen van talloze facturen is natuurlijk een goed teken. Je hebt gewerkt en je krijgt er een financiële vergoeding voor terug. That’s the deal. In de praktijk lijkt het toch allemaal niet zo eenvoudig. Natuurlijk betalen vele bedrijven de facturen keurig op tijd, maar er zijn toch ook altijd bedrijven en particulieren die de factuur niet op tijd betalen of gewoon helemaal niet. Loopt een bedrijf te veel geld mis, dan kan dat grote gevolgen hebben. Ben je een startende ondernemer dan kun je zelf achter de wanbetalers aangaan, maar groeit je bedrijf fors of werk je voor een groot bedrijf? Dan kan de groep wanbetalers onoverzichtelijk worden. Zo onoverzichtelijk dat je niet meer aan je eigen werkzaamheden toekomt. Het gaat om verschillende bedrijven, bedragen en factuurdata en die lopen stuk voor stuk door elkaar. Een afdeling debiteurenbeheer houdt iedere factuur in de gaten. Gaat er een rood lampje branden dan sturen medewerkers van de afdeling debiteurenbeheer op tijd een herinneringsbrief. Het bedrijf heeft een eigen afdeling die zich puur toespitst op een goede cashflow.

Hoe pak je het zelf het beste aan?

Niet ieder bedrijf kan zich een aparte afdeling crediteurenbeheer veroorloven. Je zult achterstallige betalingen zelf aan moeten pakken. Hoe zorg je nu dat je de boel op orde houdt? Verstuur direct na het verstrijken van de factuurdatum een herinnering met de kopie van je factuur. Zo laat je zien dat je een keurig bedrijf bent die de boel graag op orde houdt. Stuur je die herinnering veel te laat, dan denkt de betaler dat hij ook nog wel op zich kan laten wachten. “Ooo die nemen het niet zo nauw…” Zorg ook voor persoonlijk contact, vooral na het versturen van de herinnering. Bel de betaler op en blijf vriendelijk. Vraag gewoon rustig waarom de factuur nog niet betaald is. En leg eventueel uit waarom je dat geld graag zou ontvangen. Maar blijf vriendelijk! Klink je aanvallend, dan motiveer je de betaler niet om een beetje op te schieten. Vind je het vervelend om te vragen naar geld? Draai je gedachten om. Het is vervelend dat jij je geld niet hebt gekregen, terwijl je er wel voor gewerkt hebt. Je bedelt niet, je wacht op de vergoeding, want zo heb je dat afgesproken.

MicroStar Software

Vind je het lastig om alle debiteureninformatie up-to-date te houden of om in de gaten te houden hoe het nu gaat met de facturenstatus? Maak gebruik van boekhoudsoftware zoals MicroStar Software. Je hoeft het wiel niet nog eens uit te vinden, want MicroStar Software is al voorzien van een duidelijk overzicht en maakt het boekhouden voor iedereen een stuk eenvoudiger, door automatische rekenmodellen, actuele updates en heldere tijdsschema’s. Zo maak je het jezelf een stuk eenvoudiger en beheer je zorgeloos je eigen debiteurenzaken.

Wel of geen boekhouder?

Je bent zzp-er en je overweegt een boekhouder. Dat kan namelijk toch echt een aantal voordelen hebben. Anderzijds twijfel je nog, omdat je de boekhouding misschien net zo goed zelf kunt doen of omdat je liever niet te veel kosten maakt. Wij zetten de wel en nietjes voor je op een rij.

Je neemt wel een boekhouder want…

-Je hebt totaal geen verstand van cijfers. Je bent altijd al een alfamens geweest en van getallen raken je gedachten in de knoop. Rekenen en economie zijn nooit jouw sterkste kant geweest. Bovendien heb je al helemaal geen weet van de belastingvoordelen. Wanneer geldt de startersregeling, wanneer ben je een kleine onderneming? Je loopt waarschijnlijk geld mis of betaalt te veel belasting als je geen boekhouder in de kraag vat.

-Je bent misschien starter, maar dat betekent niet dat je niet genoeg te doen hebt. Je hebt geen idee wanneer je de boekhouding moet doen. ’s Nachts misschien? Je kunt er geen tijd voor vrijmaken.

-Je bent nogal een chaoot. Die ene factuur hoort hierbij en je hebt geïnvesteerd in dit en dat. Je hebt alle data wel, maar je vindt het moeilijk overzicht te bewaren. Een boekhouder houdt de administratie behapbaar.

Je neemt geen boekhouder, want…

-Je bent zelf altijd al goed in cijfertjes, dataverwerking en balansen geweest. Je vindt het ook wel leuk om te doen. Je draait je hand er in elk geval niet voor om.

-Je vindt het fijn zelf zoveel mogelijk controle te houden over het reilen en zeilen van je bedrijf. Door zelf de boekhouding te doen, snap je precies hoe je ervoor staat. Je vindt het ook leerzaam om je te verdiepen in de regels van de Belastingdienst of in jouw bedrijf in deze huidige markt.

-Je zit niet te wachten op het hoge uurtarief van een professionele boekhouder. Die boekhouder kan misschien wel een aantal voordelen hebben, maar dat geld kun je helaas even niet kwijt.

-Je kunt in plaats van een boekhouder ook software gebruiken die het boekhouden een stuk eenvoudiger maken. Zoals MicroStar Software. Zo ben je zelf op de hoogte van de stand van zaken, hoef je geen extra kosten aan een financiële medewerker te rekenen en kun je alle gegevens op ieder moment van de dag inzien en aanpassen.

Wel of niet?

We vermoeden dat je nu toch wel een keuze kunt maken. Ben je veel te onzeker over de administratie? Dan raden we je een boekhouder aan. Weet je zeker dat je zelf een heel eind komt (vooral met hulpmiddelen als MicroStar Software), dan kun je het waarschijnlijk prima zonder boekhouder af.

5 Boekhoudtips voor meer voordeel

Boekhouden is iets waar geen enkele ondernemer onderuit komt. We moeten allemaal onze boekhouding op orde hebben. Gelukkig bestaan er tegenwoordig allemaal maniertjes waardoor boekhouden een stuk eenvoudiger wordt. We voeren onze gegevens netjes in en klaar is Kees. Geen omkijken meer naar… Toch raden we je aan om op een aantal aspecten te letten. Je kunt namelijk behoorlijk wat geld of rompslomp besparen met de vijf boekhoudtips die wij je in deze blog geven.

Voordeel 1 – Factureer op het juiste moment

Ieder kwartaal doen we onze btw-aangifte. We dienen alle facturen in waarop de btw-bedragen staan die we terug moeten betalen. Misschien zijn sommige facturen nog niet betaald, waardoor je die btw als het ware moet voorschieten aan de Belastingdienst. Je kunt die factuur dan ook net na het kwartaal versturen, zodat je niets hoeft voor te schieten.

Voordeel 2 – Maak kosten aan het einde van het jaar

Nadert het einde van het jaar? Kijk dan eens goed naar welke investeringen je nog kunt doen. Heb je een winstgevend jaar achter de rug? Dan is het slim om investeringen en grote uitgaven aan het einde van het jaar te maken. Verwacht je het komende jaar nog meer winst? Dan kun je die grote uitgaven beter na 1 januari maken. Hoe meer je verdient, hoe meer belasting je betaalt. Logisch. Maar als je de btw terugkrijgt van grote investeringen, hoef je weer minder te betalen.

Voordeel 3 – Belastingdeadlines

Haal je een belastingdeadline van het kwartaal niet? Vul dan een keer 0 in en verreken je facturen en kosten iets later dat jaar. Anders moet je een boete betalen van 50 euro. Zonde! Je moet natuurlijk niet te vaak 0 invullen. Maar mocht het een keer echt niet lukken, dan is dat altijd nog een optie.

Voordeel 4 – Ondernemersaftrek

Check altijd of je in aanmerking komt voor ondernemersaftrek. Zoals zelfstandigenaftrek, startersaftrek, startersaftrek bij arbeidsongeschiktheid, aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk, meewerkaftrek of stakingsaftrek. Meer weten over deze verschillende soorten aftrek? Raadpleeg deze pagina: Belastingdienst Ondernemersaftrek.

Voordeel 5 – Maak gebruik van een handig systeem

Je kunt een Excelsheet bijhouden waarin je alle facturen en kosten bijhoudt, maar het kan ook een stuk simpeler. Met software zoals MicroStar. De software berekent automatisch alle bedragen die voor de Belastingdienst van belang zijn. Je hoeft zelf geen ingewikkelde berekeningen meer te maken. Het werkt bovendien zo eenvoudig dat je alles up-to-date kunt houden, zonder dat het veel extra tijd kost.

Cloud Computing de voor- en nadelen

De ‘cloud’ staat hier voor ‘internet’ en is afkomstig uit het Engelse taalgebruik. Consultants tekenen internet al sinds het ontstaan als een wolk … Het aanbieden van applicaties in de ‘Cloud’ wordt ook wel SaaS (Software-as-a-Service) genoemd.

Vanuit een bedrijf, instantie, organisatie, groep, vereniging of ander samenwerkingsverband mensen gebruik maken van deze Google-dienst. Er geldt een fee van 40 euro per jaar. Het is overigens ook mogelijk om de Google Apps PE versie voor slechts een aantal licenties aan te schaffen. Dan maak je bovendien gebruik van de secure mailfunctie en Google Postini services.

Voordelen

Het grote voordeel is natuurlijk dat met Google Apps – en andere pakketten of software uit de Cloud – de gebruiker bronnen efficiënter kan inzetten, documenten en informatie kan delen en daarmee slimmer kan werken. Immers, je hebt alleen nog maar een inlog nodig om wereldwijd op elke pc in te loggen en bij je documenten, e-mail, spreadsheets, brieven, correspondentie, adresgegeven, databases etc. te komen.

Het heen en weer mailen van documenten kan tot nul worden beperkt. Niet alleen het gebruikersgemak en het onderhoud worden door een dergelijke applicatie sterk verbeterd. De organisatie of gebruiker hoeft bijvoorbeeld niet elke keer voor updates te zorgen, of de beveiliging te regelen via virusscanners, firewalls of adware-killers. Dit wordt immers verzorgd door de aanbieder. De kosten voor beheer en onderhoud kunnen voor organisaties en bedrijven dus aanzienlijk worden gereduceerd. Wie eenmaal gewend is aan de software en functionaliteiten, kan binnen zijn of haar beveiligde omgeving zonder zorgen aan de slag.

Veiligheid en beveiliging

Momenteel werken wereldwijd al meer dan 1 miljoen bedrijven wereldwijd met Google Apps. Maar hoe veilig is het werken in de Cloud? Immers, je documenten, e-mail en bedrijfsgegevens staan over een groot aantal servers verspreid. Hoe groot is de kans dat derde er met jouw bedrijfsgegevens of informatie vandoor gaan? En wie vertrouwt zijn of haar bedrijf kritische- of essentiële informatie aan derden toe?
In de sessie werd mij wel duidelijk dat Google (en andere aanbieders van SaaS-diensten) groot belang hebben bij een maximale beveiliging. Immers, vertrouwen is een van de belangrijkste pijlers voor deze manier van werken. Zodra blijkt dat werken via de Cloud niet of minder veilig is, zullen de diensten onder grote druk komen te staan.De belangrijkste vraag die uit de sessie bleek, is met name de vraag wat de aanbieder van de dienst met de gegevens kan doen. In Amerika is immers de Patriot Act van kracht. Dit zou kunnen betekenen dat in dit geval de Amerikaanse regering op deze manier in het bezit kan komen van bedrijfsgeheimen, klantendatabases, staatsgeheimen en andere informatie die je liever niet weggeeft. Hoe interessant is het voor een bedrijf dat zich met ontwikkeling van nanotechnologie bezighoudt om haar documenten en mailwisseling via Google Apps of een soortgelijke dienst te laten verlopen? Hoe kwetsbaar is een overheidsdienst als het via (een zwaar beveiligde applicatie) in de Cloud haar gegevens verwerkt? De vraag is dus welke informatie zich wel of niet leent voor het werken in de Cloud.

Conclusie

Onze conclusie is dat werken in de cloud veel voordelen biedt, maar dat de gebruiker zich vooral moet afvragen welke informatie hij of zij wel of niet in de cloud wil brengen. Cloud computing is een vooral kwestie van vertrouwen en beleving.

Hoe zit het met de bewaarplicht van uw boekhouding?

De een roept dat u uw gehele administratie vijf jaar moet bewaren, de ander beweert dat het om zeven jaar gaat en weer iemand anders heeft het over tien jaar. Hoe lang moet u uw administratie nu daadwerkelijk bewaren en welke gegevens moet u precies bewaren? Zet u alleen uw inkomsten en uitgaven op een rij of komt er meer bij kijken?

Zeven jaar

Over het algemeen bewaart u uw boekhouding minimaal zeven jaar. De Belastingdienst wil namelijk inzage hebben in uw administratie. Niet slechts een jaar, maar minimaal zeven, omdat de Belastingdienst de ontwikkeling van uw bedrijf dan beter kan volgen. Bovendien kunnen zich belastingtechnische regelingen en -voordelen voordoen als uw bedrijf naar bepaalde maatstaven groeit (of juist niet).

Wat bewaart u precies?

Boekhouding is nogal een breed begreep. Welke administratie is nu belangrijk om te bewaren? Het gaat om zes onderdelen:

  1. Het grootboek: de verzameling van grootboekrekeningen.
  2. Debiteuren- en crediteurenadministratie.
  3. Voorraadadministratie (als er binnen uw bedrijf sprake is van een voorraad).
  4. In- en verkoopadministratie.
  5. Eventuele loonadministratie.
  6. Urenadministratie: hoeveel uren heeft u (en andere werknemers) gedraaid?

Andere termijnen of afspraken

Het gaat dus om zeven jaar. Toch bestaan er een aantal uitzonderingen. Gegevens van onroerende zaken bewaart u namelijk geen zeven jaar, maar tien jaar. Dat komt door de herzieningstermijn voor aftrek van de voorbelasting van deze onroerende zaken. Verder kunt u over een aantal zaken afspraken maken met de Belastingdienst. Officieel bewaart u zowel de papieren als elektronische administratie zeven jaar. Mocht uw bedrijfspand of werklocatie in de brand vliegen, dan heeft u nog back-up-informatie tot uw beschikking. Dat geldt ook voor uw elektronische archief: mocht uw computer kapot gaan of de server het begeven, dan kunt u uw administratie nog op een andere manier tonen. U kunt echter tegenwoordig afspraken maken over of u beide versies zeven jaar bewaart, of alleen uw elektronische exemplaren. Als u een slimme back-up-schijf of -cloud heeft, zijn de papieren documenten minder belangrijk. Neem voor dit soort afspraken contact op met de Belastingdienst. We hopen dat we met deze blog verwarringen hebben weggenomen!

5 Voordelen van MicroStar Boekhoudsoftware

Ondernemers en bedrijven die geen deel uitmaken van de financiële sector kijken vaak tegen het boekhouden op. Ze steken liever hun tijd en energie in de ‘dagelijkse werkzaamheden’. Er is genoeg te doen! Boekhouden is dan ook een vak apart. Herkenbaar? Wat als er iets misgaat of als u geen weet heeft van bepaalde belastingvoordelen? Dan betaalt u zomaar een smak geld, terwijl u dat van tevoren aan had kunnen zien komen. MicroStar Boekhoudsoftware kan een uitkomst bieden. Waarom? Dat leggen we u in deze tekst haarfijn uit.

“5 Voordelen van MicroStar Boekhoudsoftware” verder lezen

Een eigen bedrijf starten: wat moeten we doen?

U heeft grootse plannen! U heeft er even over na moeten denken, maar nu weet u het zeker: u gaat u eigen onderneming starten. Wat zijn daarvoor de eerste stappen? Er komt waarschijnlijk van alles op u af. Om het u wat gemakkelijker te maken, informeren we u over de eerste vijf stappen.

“Een eigen bedrijf starten: wat moeten we doen?” verder lezen

Een overzicht: van VAR naar modelovereenkomst

Per 1 mei 2016 vervalt de VAR. Vanaf die datum gaat er een overgangstermijn in tot 1 mei 2017 voordat de nieuwe Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) in werking treedt. Ben je een bonafide bedrijf, dan heb je dus tot die tijd om te wennen aan de nieuwe regeling.

De verklaring arbeidsrelatie (VAR) gaat op de schop. Staatssecretaris Eric Wiebes (Financiën) vindt dat de verantwoordelijkheid voor de werkrelatie niet meer alleen bij de zzp’er moet liggen, maar ook bij de opdrachtgever.

“Een overzicht: van VAR naar modelovereenkomst” verder lezen

Alle aftrekposten voor ondernemers op een rij

Voor 1 mei moet je belastingaangifte voor de inkomstenbelasting binnen zijn of uitstel ervoor aanvragen. Zorg dat je zo min mogelijk hoeft te betalen en gebruik alle aftrekposten die er bestaan voor zelfstandigen. Heb je de aangifte al verstuurd? Geen nood, je kunt hem gewoon opnieuw versturen. Ook als je al een voorlopige aanslag hebt ontvangen, kun je gewoon nog eens jouw gegevens, nu mét alle aftrekposten, aanbieden.

 

“Alle aftrekposten voor ondernemers op een rij” verder lezen